La comptabilité à l’émission est disponible dans Smalltox

Smalltox étant (entre autres) un outil de gestion des tarifs et des cotisations, son objectif prioritaire est d’assurer l’encaissement de ces cotisations et leur répartition aux entités pour lesquelles le gestionnaire les prélève (assureur, courtier, assisteur, association souscriptrice, etc.).

Le reporting prioritaire est donc bien sûr axé sur la gestion des « sous » et donc la comptabilisation des encaissements et des cotisations qui sont en contrepartie.

En effet, le premier rôle du comptable est de justifier sa banque, c’est-à-dire d’identifier ce qui rentre et ce qui sort du compte bancaire par une écriture comptable appropriée.

Cela amène à gérer des comptes banque (512), des comptes de tiers (classe 4, ce qui est dû à d’autres gens), des comptes de charges (classe 6) pour ce qui lui coûte et des comptes de produits (classe 7) pour ce qui lui rapporte.

Donc du point de vue de l’assureur, on comptabilise ici les primes acquises (c’est-à-dire encaissées).

Ceci est vrai pour le plan comptable standard qui est celui des gestionnaires.

Cependant, les assureurs ont un plan comptable spécial (Plan comptable particulier à l’assurance et à la capitalisation. (Articles A343-1 à Annexe art A343-1 (al 3)) du code des assurances).

Je passerai outre la numérotation spécifique pour aller directement au compte qui nous intéresse ici : la classe 7 :

VII.-Classe 7

1. Les produits des entreprises d’assurance sont en principe des produits techniques.

Toutefois, les produits non techniques et les produits exceptionnels sont enregistrés aux comptes 75 et 77 dans les mêmes conditions que les charges non techniques et les charges exceptionnelles aux comptes 65 et 67 (v. VI ci-dessus).

Classe 7. – Produits

70 Primes

700 Primes Vie (affaires directes) :

7000 Primes périodiques émises.

7001 Primes uniques émises.

7002 Annulations.

7004 Variation des primes acquises non émises.

702 Primes Non-vie (affaires directes) :

7020 Primes émises.

7022 Annulations.

7023 Ristournes sur primes.

7024 Variation des primes acquises non émises.

7025 Variation des primes à annuler.

On voit tout de suite dans cette liste qu’il n’y a pas de compte de prime acquise. Dans la comptabilité des assureurs, c’est de la prime émise moins les annulations. Les sous qui entrent et qui sortent sont bien liées aux primes acquises et c’est bien par rapport à celles-ci qu’ils rapprochent leur banque, mais ils ont quand même besoin d’écrire quelque chose de juste dans les cases des primes émises car leurs engagements sont calculés par rapport à cela et cela influe donc grandement sur leur capital alloué, leurs marges de solvabilité, etc. Leurs propre reportings officiels dépendent également de ces primes émises.

Ici on va distinguer les primes émises appelées et les primes émises qui n’ont pas encore été appelées. En gros, les primes émises appelées sont celles qui sont arrivées à échéance et pour lesquelles le paiement a été sollicité auprès du client, soit par prélèvement soit par envoi d’un appel de cotisation.

La plupart des primes émises appelées se retrouvent dans les primes acquises (encaissées) puisque la plupart des clients payent dans le même mois. Et dans le cas particulier du prélèvement, le rejet peut aussi arriver dans le même mois ou le mois d’après.

Cela permet ainsi à l’assureur d’avoir déjà une très bonne approximation de la prime émise appelée puisqu’elle est très proche de la prime acquise.

Le problème se pose sur la prime non appelée, c’est à dire celle qui court du mois prochain jusqu’à la fin d’année.

Jusque-là, comme la plupart des autres outils de gestion, Smalltox ne donnait qu’une vision approximative des primes émises non appelées, que l’assureur devait estimer par rapport à des fichiers de stock plutôt qu’à des exports de flux comptables précis.

Afin de permettre à nos partenaires assureurs d’avoir un reporting parfaitement précis des primes émises, nous avons donc développé des reportings spécifiques des flux d’émission.

Dans ce reporting, qui couvre une période au choix de l’assureur partenaire, nous écrivons tous les flux de primes émises jusqu’à la prochaine échéance de chaque contrat concerné créés sur la période choisie.

Cela concerne donc les nouveaux contrats, les échéanciers de renouvellements générés sur la période et les échéanciers sur avenant ou changement de statut (résiliation, réduction, rachat, sans-effet), en positif ou en négatif.

Par conséquent, l’assureur a simplement à comptabiliser les primes positives en prime émise et les primes négatives en annulation.

Il peut alors facilement rapprocher les primes encaissées et rejetées du bordereau d’encaissement classique et savoir le reliquat de primes appelées mais non encaissées. Il peut ainsi avoir une comptabilité à l’émission bien plus précise, un meilleur contrôle de ses engagements, de l’activité et de meilleurs reportings officiels.