Gestión documental: una herramienta estratégica
NUEVA GERONA, Isla de La Juventud.— Hoy, cuando la transformación digital redefine la forma en que se trabaja y comunica, la gestión documental, más allá de su aspecto técnico, se convierte en una herramienta estratégica en el ámbito organizacional cubano.
Así lo confirma Nelsy Orys Reyes Montero, especialista en gestión documental de la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba S.A. (Etecsa) en la Isla de la Juventud, quien dialogó con Juventud Rebelde sobre el valor actual y futuro de esta disciplina en el sector empresarial y otros ámbitos.
«La tecnología desempeña un rol determinante en nuestro trabajo. Sistemas como Escriba, que usamos en nuestra entidad, y otros como The Soft, que se implementan en diversas instituciones, nos han permitido automatizar muchos procesos y facilitar el día a día de quienes asumimos esta responsabilidad», señala.
Desde la digitalización de documentos mediante escáneres hasta el uso de firmas digitales y almacenamiento en la nube, la especialista con dos años de desempeño en esa actividad destaca cómo las soluciones tecnológicas, aunque impulsan la labor, no escapan a los retos.
«Esta transición ofrece ventajas innegables, pero también plantea desafíos que se deben enfrentar con inversión y capacitación. El éxito depende en gran medida de contar con infraestructuras sólidas, como las que Etecsa está consolidando hoy», subraya la experta.
Para que la gestión documental funcione como un engranaje eficaz dentro de cualquier empresa, el respaldo de su Dirección resulta fundamental. En palabras de Reyes Montero, «valorar el trabajo documental es esencial. En nuestra unidad hemos sentido el apoyo institucional, lo que ha permitido avanzar en organización, control y conservación de información clave».
Además de la gestión interna, la especialista destaca la importancia de democratizar la cultura documental más allá del entorno empresarial. «Todos, incluso como ciudadanos, debemos organizar nuestros documentos. La memoria no se conserva sola, necesita método. Por eso herramientas como el manual correspondiente o la Ley No. 3 de 2020 son referencias básicas para ordenarse sin complicaciones», explica.
Entre sus principales funciones, Reyes Montero lidera la Comisión de Valoración Documental, que clasifica los documentos según su valor y determina su conservación temporal o histórica. También mantiene actualizadas las series documentales y asesora a los distintos departamentos para que cumplan estándares adecuados de organización.
En cuanto al criterio de retención documental, la entrevistada explica que este varía según el proceso al que esté vinculado el documento. «Clasificamos los valores primarios y secundarios, y definimos si los documentos deben conservarse un año, cinco o hasta 25. Algunos terminan en archivos históricos, pues su valor trasciende lo operativo», acota.
Igualmente, se refirió a la urgencia de automatizar, porque «no solo ahorra tiempo; también garantiza mayor integridad y trazabilidad de los documentos». Reyes Montero subraya que la gestión documental es además un acto de memoria colectiva. «Desde los primeros registros hasta los documentos actuales, estamos hablando de conservar la identidad de la empresa a lo largo del tiempo. Esa continuidad solo se logra con orden, constancia y visión de futuro».
La experiencia compartida por Reyes Montero desde la división territorial de Etecsa en la Isla de la Juventud, apunta a que la modernización no es únicamente digital pues incluye cambios en los ámbitos cultural, organizativo y humano. Gestionar documentos no es acumular papeles: es custodiar historias, decisiones y legados.