Digitalisierung: Verwaltung: Vorerst kein Abschied von Papier und Amtssiegeln

Auf vielen Verwaltungsdokumenten auf Papier finden sich amtliche Siegel, meist geprägt oder als Farbdruck. Bleibt das in Zeiten, in denen auch Behörden digitaler arbeiten wollen, so?

Trotz Digitalisierungsbestrebungen in der Verwaltung werden Thüringer Beamte in absehbarer Zukunft weiterhin viel mit Papier und klassischen Amtssiegeln arbeiten müssen. Zwar gebe es bereits Überlegungen, in Zukunft möglicherweise mit elektronischen Siegeln zu arbeiten, teilte ein Sprecher des Thüringer Innenministeriums auf Anfrage mit. "Allerdings sind vor allem die technischen Voraussetzungen zu klären, die einer Siegelung in der herkömmlichen Form ebenbürtig sind." 

Solange dies nicht möglich sei, müssten die Beamten auch in den nächsten Jahren noch viele Papierdokumente siegeln. Grundsätzlich erhöhten solche Zeichen "den Beweiswert einer behördlichen Urkunde erheblich", sagte der Sprecher.

Ähnlich ist der Tenor in einer Antwort des Ministeriums auf eine Anfrage der CDU-Landtagsfraktion. Hier wird darauf verwiesen, dass bestimmte Vorgaben für das Siegeln von Dokumenten Bundesrecht berührten und deshalb von der Thüringer Landesregierung nicht aufgehoben werden könnten. Das gelte etwa für die Ausstellung von Heiratsurkunden oder Bescheinigungen zum Kirchenaustritt. Zudem würden dem Verzicht auf Amtssiegel auf Papierdokumenten teilweise europarechtliche Regelungen entgegenstehen.

Ministerium: Siegel auf Papier belegen Echtheit

Aber auch bei Dokumenten und Urkunden, die auf landesrechtlichen Grundlagen ausgestellt werden, gibt es aus Sicht des Ministeriums Gründe für das Beibehalten von Papier und Amtssiegel. Schulzeugnisse aller Art zum Beispiel sollten auch in Zukunft auf diese Art ausgestellt werden, heißt es in der Antwort des Ministeriums. So werde die Echtheit des Dokuments und dessen Rechtsverbindlichkeit unterstrichen.

Offen für den Verzicht auf hoheitliche Siegel zeigt sich das Ministerium in der Antwort nur in vereinzelten Fällen, zum Beispiel bei der Ausstellung von Dienstausweisen. Die Regelung dafür werde "derzeit überarbeitet und in diesem Zusammenhang auch hinsichtlich der Siegelungspflicht geprüft", schreibt das Ministerium an die CDU-Fraktion.

CDU-Abgeordnete übt Kritik

Die CDU-Landtagsabgeordnete Christina Tasch hatte in der Anfrage moniert, dass sich in der Verwaltung im Umgang mit Siegeln in den vergangenen Jahren teilweise ein Eigenleben entwickelt habe. In der klassischen, papiergebundenen Verwaltung sei das Siegeln von Dokumenten mit keinem höheren Aufwand verbunden gewesen als das Stempeln, schreibt Tasch. "Somit entstand bei manchen Verwaltungsdokumenten bisweilen der Eindruck, dass man, um ‚auf der sicheren Seite‘ zu sein, eher ein Dokument zu viel als zu wenig siegelte, ohne dass bei jedem Verwaltungsvorgang Klarheit darüber bestand, ob es aus rechtlichen Gründen die Notwendigkeit gab."

Diese Praxis sei in den vergangenen Jahren so weit getrieben worden, dass manche digital erstellten Bescheide ausgedruckt und gesiegelt worden seien, nur, um die dann für den Versand als E-Mail wieder einzuscannen, schreibt Tasch. Es stelle sich deshalb die Frage, ob bei manchen Verwaltungsprozessen im Zuge der Digitalisierung nicht auf manche Siegelungen verzichtet werden könne.