Детали важны. Секреты успешного мероприятия

Татьяна Балашова

Режиссер, художественный руководитель Культурного центра «Звездный»

(п. Тоншалово, Череповецкий район, Вологодская область)

Татьяна Игоревна Балашова более 30 лет работает в сфере культуры и делится с читателями «Культуромании» своим опытом организации мероприятий

Опытный организатор и режиссер, начиная подготовку мероприятия, изначально думает о сценарном замысле и задает себе вопросы: «Что я хочу сказать зрителям? О чем? Про что рассказать или про кого? Какие художественные средства я буду для этого использовать? Какие эмоции будут испытывать зрители?»

Когда получены ответы на эти вопросы, начинаем действовать. Собираем информационный, тематический материал для сценария, готовим творческие номера, репетируем с артистами, работаем над технической составляющей и решаем много глобальных вопросов в зависимости от площадки, аудитории, темы и сложности мероприятия.

Итак, что нужно сделать для организации хорошего и успешного мероприятия:

· написать сценарий, подобрать концертные номера, составить график репетиций;

· выбрать ведущих, подготовить (возможно, и пошить новые) костюмы артистам;

· составить смету, сделать различные приобретения (цветы, подарки);

· подготовить реквизит, оформление сцены, залов, фотозоны, выставки;

· разработать видеоконтент, подобрать фонограммы и музыкальный материал;

· проверить готовность технического оборудования;

· пригласить зрителей, напечатать пригласительные билеты, разработать макет афиш, разместить информацию в соцсетях, напечатать и расклеить афиши;

· организовать работу технической службы (гардероб, администратор, уборка, контролер);

· организовать встречу гостей, продумать программу до начала мероприятия, фуршет (это отдельная история, в которой кто-то составляет и утверждает меню, а кто-то расставляет столы);

· решить транспортные вопросы (подвоз участников, гостей, артистов – обязательно туда и обратно).

Да-да, весьма хлопотно, и развлекательных моментов здесь мало. Однако это все очень важно. Но, какой бы эмоционально яркой, насыщенной и динамичной ни была ваша идеально организованная творческая программа, важно не упустить детали – те мелочи, которые могут испортить все, как бы вы ни старались.

Дам советы организаторам и примеры деталей, на которые необходимо обратить внимание.

«Один в поле не воин»

Не стремитесь все взвалить на себя. Нужна команда и четкое распределение обязанностей. Изложите коллегам или волонтерам свою идею, выслушайте их мнение, обсудите, примите окончательное решение, распределите, кто за что отвечает, поставьте каждому конкретные задачи. Обязательно определите сроки и контролируйте выполнение поставленных задач.

На каждую задачу должен быть назначен ответственный – исполнитель – участник вашей команды. Функции могут меняться в зависимости от идеи и темы мероприятия, один человек, конечно, может выполнять несколько задач. Чем подробнее вы распишете и распределите детали, тем успешнее пройдет ваше мероприятие. Не бойтесь привлекать волонтеров и местных активистов.

Детали, о которых идет речь, можно разделить на две группы. Первая – это те, которые могут помешать зрителям; вторая – те, которые внесут суматоху и могут повредить ваши нервы в процессе мероприятия.

«Зрители – главные участники»

«Нас не встретили»

Встреча гостей – это первое впечатление, которое получают участники и зрители вашего мероприятия.

Pre-party (препати) – это мероприятие, которое проводится перед основным мероприятием: концертом, конференцией, церемонией награждения, фестивалем.

Организуйте пространство перед залом до начала концерта. Выставка, фотозона, фуршет, чайный стол, аниматоры, фотосессия. Улыбчивый администратор на входе, волонтер в ростовой кукле, музыкальный фон, живая музыка… Создаем позитивный настрой аудитории, улыбаемся.

«Мы долго ждали, пока запустят в зал»

Если хорошо организовать pre-party, этого можно избежать. Гостям не должно быть скучно. Если нет организованной программы, запускаете в зал раньше. Пусть звучит фоновая музыка. Людям должно быть комфортно.

«Было слишком громко»

Конечно, звук должен быть отстроен и проверен перед каждым мероприятием, проверен каждый микрофон. Сила звука должна быть комфортной и для зрителя, и для артистов (на сцене для артистов устанавливают мониторы).

«У ведущего неприятный голос, все испортил»

Выбирайте правильных ведущих.

«Вручали подарки, а мне не хватило»

Проверять, регистрировать, учитывать. Назначить ответственного за списки гостей, приобретение подарков, цветов. Если подарка не хватило, уделите человеку внимание, договоритесь, где и когда ему можно будет получить подарок, а лучше вам самим его доставить.

«У нас двойные места»

Такое бывает, но редко. В зале должен работать администратор. Предложить другое место, не допускать конфликтов.

«В зале очень холодно», «в зале было душно, «меня посадили на сломанное кресло», «мой сосед постоянно разговаривал по телефону», «девочки впереди хихикали весь концерт», «во время концерта по залу постоянно ходят, мне это не нравится»

И опять повторюсь. В зале должен работать администратор. Он всегда со зрителями. Только он может решить все возникающие вопросы.

«В женских и мужских комнатах плохо пахнет или нет туалетной бумаги»

Чистота и порядок в помещениях – это уважение к людям. Следите за этим.

Конечно, невозможно всем угодить, и избежать недовольных, но при хорошей организации недовольство можно свести до минимума.

«Детали, которые помогут вам сберечь нервы»

Что нужно сделать заранее.

· Составить план-порядок выступления артистов и разместить его на информационном стенде у сцены и в гримерке. Каждый артист заранее знает момент своего выхода. Создайте беседу мероприятия, информируйте о всех изменениях.

· Встретить артистов, разместить артистов по гримеркам, залам, кабинетам.

· Организовать мини-репетицию перед мероприятием, проверить микрофоны.

· Вовремя закрыть занавес перед концертом. И не заставлять ждать зрителей, когда их запустят в зал.

· В зале должна звучать фоном музыка. Какая? Возможно, в тему мероприятия.

· Организовать регистрацию награждаемых и почетных гостей, которые выходят на сцену.

· Во время мероприятия должна быть дисциплина за кулисами, недопустимы скопление артистов и шум.

· Своевременно приглашать артистов на сцену. Это работа помощника режиссера или администратора.

· Продумать освещение за кулисами (минимальное, но не темно – никто не должен споткнуться или упасть).

· Задайте себе вопросы: Кто выносит награды? Кто отвечает за их порядок и выдает выносящим? Как одеты актеры или арт-волонтеры, выносящие награды? Кто выносит микрофон? Во что он одет? Кто выносит реквизит и делает перестановку декораций? Во что он одет? Кто включает микрофон артистам? Как и в какой момент открывается занавес? В какой момент закрывается? Удобный ли выход на сцену из зала для награждаемых? Возможно, нужно подать дамам руку? Кто это будет делать и во что он одет?

Работайте строго по сценарию. О всех фарс-мажорных ситуациях сообщайте звукооператору и художнику по свету. Фарс-мажор? Что это? Кому-то стало плохо, номер не пошел, ведущий перепутал текст, объявил не тот номер, запустили не тот видеоролик… Да, такое бывает! Чтобы это избежать, нужно репетировать.

Ну вот, возможно, что-то упустила, но главное сказала. Надеюсь, мои советы будут особенно полезны работникам сельских клубов и Домов культуры малых городов, которым приходится выполнять много функций и решать много разных вопросов, так как штат работников небольшой и нередко в одном лице совмещается функционал организатора, режиссера, сценариста, специалиста по связам с общественностью, художественного руководителя, администратора и даже артиста и ведущего! А сделать нужно очень много и постараться ничего не упустить, чтобы все были счастливы и заряжены только позитивом.