MPS (Managed Print Services): как сервис покопийной печати сэкономит бизнесу деньги и нервы

Наталья Зеленская - Руководитель отдела продуктово-сервисной экспертизы представительства компании Pantum в России. Managed print service (MPS), или управляемый сервис печати, — явление, не очень распространенное в России, хотя в последние 10 лет ситуация постепенно меняется в лучшую сторону. Еще одно название — сервис покопийной печати — дает более точное представление о его сути. По существу, это вариант передачи на аутсорсинг всей системы устройств печати в организации. 

Что такое MPS Печатная техника необходима для любого бизнеса. Документы, счета, презентации и многое другое требуют определенного парка принтеров и МФУ. Если компания достаточно большая, имеет разветвлённую сеть филиалов во многих городах и регионах, то парк печатных устройств, скорее всего, состоит из устройств разных производителей, серий, форматов. Содержать и обслуживать все эту инфраструктуру проблематично, нужно искать запчасти и расходники для большого ассортимента моделей, а если фирма покупала принтеры в разное время, то нередка ситуация, когда оборудование или картриджи вообще сняты с производства. К сожалению, такое положение дел характерно для подавляющего большинства предприятий. И именно для оптимизации и сокращения расходов появился покопийный сервис печати. В чем суть MPS? Компания, предоставляющая сервисное обслуживание систем печати, предлагает услуги внешнего контроля за процессом печати и его оптимизацией. Для этого устанавливается программное обеспечение, которое будет отслеживать количество напечатанных копий на каждом из принтеров, уровень тонера и состояние устройства, ресурс запасных частей, оценивать распределение нагрузки внутри каждого офиса и многое другое. Взамен заказчик оплачивает количество фактически напечатанных копий. Все так просто? Да, но не совсем, потому что есть масса нюансов и особенностей. Свой принтер или взять в аренду Может быть два основных сценария. Первый, когда сервис оказывается на парке печатных устройств заказчика. Второй, когда принтеры поставщика и предоставляются в аренду. Рассмотрим каждый из них по отдельности. 1) У компании есть свой набор принтеров, и ее менеджмент хочет оптимизировать расходы. Плюсом этого сценария будет то, что фирма владеет устройствами и никак не рискует, если даже оператор MPS или вендор уйдет с рынка, как это происходило в 2022 году. Минусов больше: оптимизация будет менее гибкой, обслуживание более сложным и дорогим из-за отсутствия унификации. Заказчик инвестирует средства в закупку оборудования. 2) Компания решает полностью передать услуги печати на аутсорс, тогда набор плюсов и минусов будет, по сути, зеркальным. Саму систему можно настроить и оптимизировать с нуля, выстроить наиболее эффективным образом в несколько этапов, обслуживание будет унифицированным и демократичным по цене. Заказчик может спрогнозировать затраты, оптимизировать внутренние ресурсы, связанные с сопровождением документооборота компании и самое главное, не вкладывать свои средства в оборудование. Этапы перехода на MPS 1) Резкий переход на систему MPS может быть тяжелым, дорогим и некомфортным для сотрудников, поэтому на первом этапе обычно идут аудит и теоретические расчеты стоимости одной копии. Девять из десяти руководителей фирм и отделов не смогут реально оценить, сколько страниц в месяц печатается на том или ином устройстве. Соответственно, невозможно даже приблизительно оценить затраты на эту часть расходов внутри компании. Поэтому на старте проводится полный аудит системы печати. При помощи специального ПО оценивается действующий парк принтеров заказчика по всей филиальной сети, если она есть, анализируется распределение нагрузки, количество отпечатков на каждом из устройств. Это достаточно большая работа по полному анализу системы, и на ее основе формируются предложения по оптимизации, рассчитывается стоимость отпечатка, стоимость владения и сравнивается с тем, что есть сейчас. 2) Тестовый переход или пилотный проект. Практически нет коллектива, который бы радостно и оптимистично воспринимал нововведения. На счет любого новшества всегда есть опасение на предмет того, не отразится ли оно негативно на условиях труда конкретного человека и т. д. Кроме того, при любых крупных изменениях могут быть накладки, «болезни роста» и выстраивание рабочих моментов. Поэтому рекомендуется переход к MPS начинать с небольшого отдела или офиса. Такой «тест-драйв» выполнит сразу несколько важных задач. Во-первых, наглядно покажет экономическую выгоду на конкретном примере, который предстоит масштабировать на весь бизнес; во-вторых, позволит преодолеть недоверие сотрудников, которые увидят, что ничего страшного не происходит, а работать становится удобнее; в-третьих, будет выстроено рабочее взаимодействие между заказчиком и исполнителем MPS; в-четвертых, отработается конкретный функционал, который требуется от сервисной компании — от простого обслуживания принтеров и учета копий до распределения доступа к печати по пин-коду или специальным картам. Наконец, наверняка будут вноситься различные корректировки и пожелания, учесть и реализовать которые на небольшом парке устройств проще и удобнее. 3) Окончательный переход на MPS. После того как первые два этапа успешно завершились, можно приступать к полноценному переходу в рамках всей компании. Конечно, довольно сложно это сделать, если у фирмы десятки филиалов в разных регионах, а количество принтеров исчисляется сотнями, а то и тысячами. И это одна из причин, почему переход может длиться от недели до нескольких месяцев. Зато, когда все будет сделано, организация полностью сможет проактивно следить за всеми ресурсами печатных устройств. Внедрение системы также позволит перераспределить нагрузку между устройствами и использовать полноценно всю инфраструктуру заказчика, а главное — перераспределит силы сотрудников на более важные и значимые задачи. Не просто учет копий Из названия может возникнуть ощущение, что в MPS входит только обслуживание принтеров, замена картриджей и подсчет копий. На самом деле, оказываемая услуга гораздо шире. В первую очередь, сервисный провайдер услуг печати должен обладать серьезным парком разноформатной техники, где будут и небольшие принтеры формата A4, более сложные А3, коридорные устройства, МФУ различной производительности, цветные и монохромные. Количество должно быть достаточным для обеспечения нужд заказчика, плюс определенное число подменных машин, которые могут предоставляться в случае ремонта выданных в аренду ранее. Второе — это программное обеспечение для мониторинга и управления печатью, позволяющее работать с различными операционными системами и принтерами разных производителей. Оно достаточно специфично. Помимо базовых функций учета ресурсов расходных материалов и отдельных элементов, набор решаемых задач определяется индивидуально. Это могут быть настройки, связанные с распределением потоков у каждого из принтеров, доступом по пин-коду или картам, чтобы не «потерять» важные документы с персональными данными и контролировать источник потенциальной утечки информации, анализировать права пользователей на печать тех или иных данных. Существует ПО, которое совместимо с российскими операционными системами, что очень важно для государственных заказчиков. Еще одна ключевая компетенция связана непосредственно с сервисом. Исполнитель должен иметь резерв запасных частей во всех регионах присутствия заказчика и инженеров, готовых оперативно приехать, отремонтировать, обслужить или забрать технику на более сложный ремонт, доступный только в сервисном центре, а также предоставить оборудование из подменного фонда. Когда стоит переходить на MPS Ситуации, когда переход на покопийную систему оправдан с экономической точки зрения, могут быть разными. С одной стороны, если в компании есть более 100 или даже 50 печатающих устройств, это уже может быть выгодно. Если фирмы больше или имеют сложную территориальную структуру, MPS однозначно будет удобнее и практичнее. В мировой практике, как и в России, локомотивами индустрии MPS являются крупные банковские структуры и страховые компании, ритейловые сети, имеющие тысячи отделений, для которых важна четкая бесперебойная система. С другой стороны, начинающий бизнес или стартап, ограниченный в финансах и не имеющий понятных перспектив, охотнее возьмет принтер или несколько устройств на аутсорс вместо того, чтобы покупать технику в собственность. В среднем экономия за счет оптимизации системы печати составляет 15–20%, хотя в особо сложных случаях может достигать 30%. Также существуют скрытые расходы, связанные с доставкой, администрированием и хранением расходных материалов и запасных частей, доставка в удаленные филиалы, организацией закупки, планированием и бюджетированием перед покупкой, затраты на персонал. Внедрение MPS позволяет оптимизировать внутренние ресурсы наших заказчиков, связанных с сопровождением документооборота компании, повышать эффективность, производительность работы предприятия. Избежать рисков, связанных с потерей конфиденциальной информации, так как любой сотрудник может распечатать или скопировать информацию на бумагу и унести с собой. Универсальные расходные материалы и запчасти также удобны для заказчика. Единый парк печатной техники, универсальные настройки сокращают временные и трудозатраты. Так что переход на MPS может привести к сокращению ставок и зарплатного фонда внутри компании. Переходить или нет на систему покопийной печати решает бизнес, в ряде случаев, например, когда нагрузка на печать не очень высока и услуга требуется раз в несколько месяцев, такая «сервисная опека» не будет оправданной, но если бизнес растет, масштабируется в другие регионы или компания стартап, которая тщательно подходит к вопросу расходов в самом начале своего пути, то рассмотреть вариант стоит. Как правило, такие сервисные контракты заказчикам выгодно заключать от 1 до 5 лет. Самый оптимальный период 2–3 года, так как устройства и технологии постоянно обновляются и стоимость отпечатка, и стоимость владения со временем только улучшается.