Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2025 году
Как выгоднее использовать авто сотрудника
Кому положена компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2025 годуКомпенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работодатели выплачивают сотрудникам, которые используют свое авто в интересах компании или ИП. Есть важный нюанс – работодатель должен дать свое согласие на такое использование, а размер компенсации согласовали в письменной форме (ст. 188 ТК).
Соглашение о компенсации использования личного автомобиляСкачать бесплатно
Приказ о компенсации использования личного автомобиляСкачать бесплатно
Таблица с размерами компенсаций за личных транспортСкачать бесплатно
Отметим еще один момент. Необходимость эксплуатировать автомобиль должна быть обусловлена должностными обязанностями сотрудника. К примеру, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами.
Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант– выплачивать компенсацию, второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. В рекомендации – как оформить и учесть аренду автомобиля у сотрудника. Важно не путать аренду у сотрудника и у стороннего физлица.
Как оплатить и учесть аренду личного авто
Размер компенсации за использование личного автомобиля в 2025 году
Законодательство не содержит официального размера компенсации за использование личного автомобиля. Более того, никаких требований к размеру компенсации и ее расчету нет. Это означает, что работодатель сам определяет размер и порядок расчета, главное согласовать это с работником.
Сумму компенсации закрепляют в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. Как вариант, можно приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды. За основу также можно взять нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц и не привязывать ко времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет в зависимости от интенсивности поездок. Но есть общее правило – компенсацию не платят за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.
Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности. Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика.
Не перестарайтесь с размером компенсации. Важно установить ее в разумных пределах, чтобы избежать претензий проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов.
Документы для компенсации за использование личного транспорта в служебных целях в 2025 годуВыплату компенсации за использование личного автомобиля пропишите в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему.
Фрагмент трудового договора
Скачать образец >>>
Допсоглашение к трудовому договору
Скачать образец >>>
Размер компенсации и срок ее выплаты можно предусмотреть в дополнительном соглашении или в отдельном приказе. При досрочном прекращении выплаты издайте соответствующий приказ.
Приказ о назначении компенсации за использование автомобиля сотрудника
Скачать образец >>>
Приказ о прекращении выплаты компенсации за использование личного авто
Скачать образец >>>
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД.
Как учитывать компенсацию за использование авто в служебных целях в 2025 годуКомпенсацию не облагают НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали с сотрудником (п. 1 ст. 217 НК, ст. 188 ТК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Причем применять нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 не надо. Оно нужно только для целей налога на прибыль и налога на УСН. Учтите, что освобождение действует, только если сотрудник использует автомобиль в связи с работой – при разъездном характере работ, служебных поездках или командировках. Чтобы подтвердить размер компенсации для ИФНС и СФР подготовьте:
соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;копию свидетельства о регистрации транспортного средства;копию паспорта транспортного средства (ПТС);путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;приказ о назначении компенсации.
В налоге на прибыль компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Списывайте не всю сумму, а только ту, что укладывается в нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
В прошлом году нормы увеличили сразу в два раза, но, как и прежде, они напрямую зависят от объема двигателя легкового автомобиля. Так, если объем двигателя машины меньше 2000 куб. см, норма теперь составит 2400 руб. вместо 1200 руб. (см. таблицу). По мотоциклам фиксированная норма теперь 1200 руб. вместо 600 руб. (постановление Правительства от 03.04.2024 № 417). Как изменился размер компенсации, смотрите в таблице.
Какой вид транспорта
Предельные размеры компенсации, руб.
Было
Стало
Легковое авто с объемом двигателя меньше 2000 куб. см12002400
Легковое авто с объемом двигателя свыше 2000 куб. см15003000
Мотоцикл6001200
Компенсацию свыше норм при расчете налога на прибыль не учитывайте. В этом случае возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом.
На УСН «доходы» расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника не учитывают. Организации и ИП, которые платят УСН «доходы минус расходы», могут учесть компенсацию. Но только в пределах норм от Правительства (постановление от 08.02.2002 № 92).
В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73 – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника.