Пенсійний фонд оновив правила та пріоритети оцифрування трудових книжок

В Україні змінилися підходи до обробки та переведення в цифровий формат паперових трудових книжок для підприємств та самозайнятих осіб. Відтепер держава визначила чіткі пріоритети щодо того, чиї документи оброблятимуться в першу чергу, а також значно спростила процес внесення змін до вже відсканованих файлів, скасувавши вимогу щоразу завантажувати книжку повністю. Про це повідомляє Пенсійний фонд України. Кого оцифрують першими та які терміни

Процес переходу на електронний облік трудової діяльності триває. Згідно з оновленими нормами, роботодавці та фізичні особи-підприємці мають п'ять років (з моменту набуття чинності відповідного Закону № 1217-IX у лютому 2021 року) для того, щоб подати дані в електронному вигляді.

Однак тепер Пенсійний фонд запровадив пріоритетність. У першу чергу опрацьовуватимуться дані тих працівників, яким до виходу на пенсію за віком залишилося два роки або менше. Крім того, особлива увага приділятиметься швидкому оцифруванню стажу за періоди роботи до 1 липня 2000 року.

Спрощення бюрократії для бізнесу

Найбільшим полегшенням для кадровиків та бухгалтерів стало скасування вимоги повного сканування документа при його оновленні. Раніше, якщо в паперовій трудовій книжці з'являвся новий запис (наприклад, про переведення на іншу посаду) або потрібно було виправити неточність, доводилося заново робити скан-копії всіх сторінок. Відтепер правила дозволяють подавати лише оновлену частину — титульну сторінку та безпосередньо ту сторінку, де відбулися зміни.

Як подати документи: покроковий алгоритм

Для швидкого подання трудової книжки на оцифрування роботодавцям необхідно виконати чотири кроки через портал Пенсійного фонду: Авторизація: увійти до кабінету страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua), використовуючи кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Вибір послуги: у лівому боковому меню в розділі «Комунікації з ПФУ» знайти та обрати підрозділ «Відомості про трудові відносини працівника».

Внесення даних: заповнити необхідну інформацію про співробітника, прикріпити якісну кольорову скан-копію трудової книжки та підписати її КЕПом.

Відправка: натиснути кнопку «Відправити до ПФУ» для завершення процедури.