ТОРГ-12 больше не действует: главное, что нужно знать бизнесу о документах с 2026 года

С начала 2026 года российские компании столкнутся с ключевыми изменениями в правилах электронного документооборота (ЭДО). Эти реформы направлены на унификацию и упрощение процессов, но требуют от компаний заблаговременной и осознанной подготовки. О главных нововведениях — в материале RT.

Электронная форма накладной ТОРГ-12 отменяется с 2026 года

С 1 января 2026 года утрачивает силу формат электронной товарной накладной ТОРГ-12, утверждённый в 2015 году. Аналогичное правило распространяется на формат электронного акта выполненных работ (услуг). 

Важно понимать: изменения затрагивают только электронный документооборот Бумажные формы ТОРГ-12 и актов оказания услуг сохраняют юридическую силу. Компании, не использующие ЭДО, могут продолжать работу с «бумагой». Также остаётся возможность обмена неформализованными документами (сканами, PDF-файлами) по согласованию сторон. Однако такие документы не подходят для автоматизированной проверки ФНС и при налоговом контроле могут потребовать дополнительных подтверждений.

Таким образом, отмена касается исключительно XML-форматов, которые обрабатываются операторами ЭДО. Цель — унифицировать электронные документов, сократить число ошибок, снизить административную нагрузку на бизнес и его затраты на ведение документации.

Что такое универсальный передаточный документ (УПД), ЭТрН и «ГосЛог»

Единым основным форматом для электронного подтверждения отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг станет Универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03. Он станет обязательным для операторов ЭДО с 1 января 2026 года.

Ключевое преимущество УПД — совмещение двух функций:

- счёта-фактуры (статус «1») для заявления налогового вычета по НДС.

- первичного учётного документа (статус «1» или «2»), подтверждающего факт сделки.

Это позволяет сократить количество документов, снизить трудозатраты и риски расхождений в электронном учете.

Новая версия УПД 5.03 содержит важные технические обновления, отражающие актуальные требования законодательства:

1. Учет маркированных и прослеживаемых товаров, информация о которых объединяется в одном документе: для товаров, подлежащих маркировке (например, в системе «Честный знак»), появилась возможность указания идентификатора «№3» с внесением глобального идентификационного номера товарной продукции GTIN; для прослеживаемых товаров, в частности импортных, используется идентификатор «№2»; для подлежащего маркировке алкоголя — идентификатор «4».

Ответственному лицу необходимо указывать коды товаров и идентификаторы для каждой позиции.

2. Специальные ставки НДС. Для контрагентов на упрощённой системе налогообложения (УСН) добавлены ставки 5%, 7%, 9,09%, 16,67%, а также расчётные значения 5/105 и 7/107.

3. Ссылка на основание. Стало обязательным заполнение поля 5а с указанием реквизитов документа-основания (например, транспортной накладной).

4. Указание сведений о машиночитаемой доверенности (МЧД), подтверждающей полномочия лица, которое подписывает документ.

Отдельное масштабное нововведение — обязательное использование электронных перевозочных документов, включая транспортные накладные (ЭТрН), с 1 сентября 2026 года. Это требование затронет всех участников перевозки (грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов, получателей) на всех видах транспорта. Обмен ЭТрН будет осуществляться через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Для экспедиторов с 1 марта 2026 года вводится обязательная регистрация в реестре на платформе «ГосЛог». Оказание услуг без включения в реестр будет запрещено.

За нарушения правил оформления электронных перевозочных документов предусмотрена административная ответственность. В настоящее время обсуждаются следующие размеры штрафов, которые могут быть введены через поправки в КоАП РФ:

- за работу без включения в реестр: для физлиц — 3–5 тыс. рублей, для юрлиц — 100–300 тыс. рублей;

- при повторном нарушении: 5–10 тыс. рублей (физлица) и 500 тыс. – 1 млн рублей (юрлица).

Как компаниям работать с новыми требованиями к документообороту

ФНС рекомендует начать переход на новые форматы заранее. Использовать УПД 5.03 можно добровольно с 1 апреля 2025 года. Это даёт время для плавной адаптации.

Рекомендуемый план действий для бизнеса:

1. Оцените текущее состояние. Определите, используете ли вы ЭДО. Если нет — начните выбор оператора ЭДО и внедрение системы.

2. Настройте программное обеспечение. Убедитесь, что бухгалтерские системы (1С и другие) поддерживают формирование и приём УПД формата 5.03.

3. Запустите тестовый обмен. Уже сейчас переведите на УПД 5.03 работу с лояльными контрагентами для отладки процессов.

4. Обучите персонал. Подготовьте бухгалтеров, логистов и менеджеров к новым требованиям.

5. Проработайте логистику. Обсудите с партнёрами готовность к обязательному переходу на ЭТрН с сентября 2026 года.

6. Проверьте экспедиторов. Убедитесь, что ваши партнеры будут зарегистрированы в системе «ГосЛог» в установленные сроки.

Преимущества своевременного перехода — не только в возможности избежать штрафов, но и в реальной экономии. ЭДО сокращает затраты на бумагу, печать и доставку, минимизирует ошибки за счёт автоматической проверки и повышает безопасность документооборота.

Прямых штрафов за неиспользование ЭДО в настоящее время не предусмотрено, но за отсутствие первичного документа в какой бы то ни было форме компания может быть оштрафована на сумму до 10 тыс. рублей. С 2026 года риски увеличатся из-за технической невозможности обмена устаревшими форматами через операторов ЭДО.

В целом, изменения в документообороте с 2026 года представляют собой важный шаг к цифровизации и унификации бизнес-процессов в России. Заблаговременная подготовка и активное внедрение новых стандартов помогут компаниям не только избежать операционных рисков, но и повысить эффективность и надёжность документооборота.