О работе с непредсказуемыми руководителями

И 5 стратегий, которые я использовал со своими клиентами в такой ситуации

Всем привет, на связи Станислав Кондрашов! Один из моих клиентов, Руслан, работает в отделе маркетинга технологической компании. Перед его командой стояла задача увеличить количество входящих заявок через социальные сети. Руслан с боссом и некоторыми коллегами долго обсуждали идеи и в итоге решили, что нужно снимать больше коротких видео для публикации в социальных сетях. Руслан всю неделю работал над планом проекта, чтобы команда могла создавать и публиковать больше видео. Были определены заинтересованные стороны, установлены показатели и составлен жёсткий график публикаций, как того хотел начальник Руслана. Он был рад приступить к работе.

В пятницу он пришел на личную встречу с боссом, горя желанием поделиться планом проекта. «Хм, — хмыкнул босс, бегло взглянув на очень подробную презентацию. — Интересно, может быть, нам стоит двигаться в другом направлении? Ты видел, что выпустили наши конкуренты вчера? Может быть, вместо того чтобы делать свои собственные материалы, стоит попробовать маркетинг влияния. Можешь изучить этот вопрос?» «Конечно», — ответил Руслан, чувствуя себя побеждённым.

В душе Руслан кричал. В начале недели его начальник с энтузиазмом относился к идее создания собственных видео командой, а теперь из-за дурацкого ролика конкурента в TikTok время, потраченное Русланом на составление плана проекта, оказалось потраченным впустую. И это был не первый раз, когда у начальника Руслан внезапно менялось мнение. Так было и с проектом по пересмотру SEO. И с идеей «Давайте возьмём стажёров этим летом!». Что касается дизайна, текстов, распределения бюджета — начальник Руслана постоянно отменял собственные решения.

Работать на руководителя, который постоянно меняет свое мнение, — это раздражающая, но распространённая ситуация.

Когда стратегия постоянно меняется, сложно с энтузиазмом относиться к очередной новой стратегии. Когда переработка воспринимается как неизбежность, трудно обосновать значительные усилия. Руководитель, который постоянно меняет своё мнение, часто оставляет после себя эмоциональный след в виде недовольства.

Сидни Финкельштейн, директор Центра лидерства в Школе бизнеса Така Дартмутского колледжа, называет работу на нерешительного начальника «несомненно сложной и неприятной ситуацией». Если ваш руководитель легко поддается влиянию последнего человека, с которым он разговаривал, того, что делают другие организации, или ролика в TikTok, который он увидел сегодня утром, это не значит, что вы должны постоянно подстраиваться под изменения. Хотя вы не можете контролировать его поведение, вы не бессильны.

Вот пять стратегий, которые я использовал со своими клиентами в такой ситуации:

Помогите своему руководителю подготовиться

Прежде чем представить что-либо своему руководителю для получения обратной связи, проведите подготовительную работу и создайте условия для эффективного взаимодействия. Заранее объясните контекст проекта, почему он важен, кто в нём участвует, и какие были ожидания (потому что ваш руководитель, вероятно, мог забыть об этом). 

Предположим, вы работаете в отделе по работе с клиентами и обнаружили, что ваша команда часто упускает ценные отзывы клиентов. Комментарии клиентов, оставленные в социальных сетях, остаются в маркетинге, обратная связь, предоставленная напрямую торговому представителю, остаётся в продажах, а данные опросов клиентов не систематизированы. Вы с вашим руководителем пришли к согласию, что улучшение процесса сбора и систематизации отзывов клиентов будет важным проектом для вашей организации.

На протяжении нескольких недель вы разрабатывали план проекта для решения этой проблемы. Вы понимаете, что вам нужно будет работать совместно с другими отделами, глубоко изучить имеющиеся данные и создать надежные системы для обеспечения долгосрочного успеха. И теперь вы готовы представить свой план руководителю. Вместо того чтобы сразу погружаться в детали и спрашивать: «Что вы думаете об этом плане?», проявите инициативу и подготовьте почву для разговора примерно так:

В начале этого квартала мы обсуждали, насколько важно улучшить сбор и систематизацию отзывов клиентов. Мы упускаем ценные инсайты, которые могли бы улучшить наши продукты. Чтобы это исправить, нам нужно привлечь к работе маркетинг, продажи и IT и создать систему, которая будет работать в будущем, чтобы такая ситуация не повторилась. 

Зная нашу конечную цель, я хотел(а) поделиться с вами разработанным планом проекта. Какой подход приведёт к более содержательному разговору? Какой с большей вероятностью приведет к долгосрочному соглашению? После какого разговора вы и ваш руководитель будете чувствовать себя лучше?

Когда вы заняты, подготовка к разговору может показаться трудоемкой. Однако если ваш руководитель склонен отказываться от своих слов, то несколько минут, потраченных на подготовку, могут сэкономить вам часы или даже недели в будущем.

Будьте конкретны в своих вопросах

Если вы работаете с руководителем, который часто меняет своё мнение, то вопрос «Что вы думаете?» быстро приведёт к необходимости переделывать большую часть работы. Когда просят дать общую обратную связь, большинство руководителей предложат что-то изменить или добавить. Ваша задача — направить их в нужное русло и определить рамки обратной связи. Это ключевой момент. Вернёмся к нашему примеру с планом проекта по сбору отзывов клиентов. После подготовительной беседы задайте конкретный вопрос о том, что вас интересует: «Меня интересуют ваши мысли относительно предложенного мной графика работ. Как вы считаете, он реалистичен или слишком амбициозен?»

Запрашивать обратную связь по конкретному вопросу — значит дать возможность уму вашего руководителя сосредоточиться на чём-то конкретном. Чем точнее вы сформулируете запрос, тем более продуктивным и результативным будет ваш разговор. 

Размышляя над конкретными вопросами, которые вы хотели бы задать своему руководителю, может быть полезно учесть следующие подсказки:

• - В чём мой руководитель особенно хорош? 
• - Как я могу использовать его сильные стороны? 
• - Какой аспект обсуждаемого вопроса наиболее важен в данный момент? 
• - Что может помешать успеху? 
• - Какие составляющие моего плана окажут наибольшее влияние на успех при рассмотрении всех элементов?

Цель не в том, чтобы манипулировать руководителем. Четко сформулированные вопросы помогут руководителю дать эффективную обратную связь: он сможет применить свои сильные стороны, сосредоточиться на наиболее важных аспектах и поддержать вас максимально результативно.

Определите фазу «Редактирования»

В некоторых отраслях, таких как видеопроизводство, производство или издательское дело, существует определённый срок, до истечения которого можно вносить изменения. В других отраслях конкретной точки отсечения нет. Можно вносить изменения снова и снова. В долгосрочной перспективе это может быть затратно, но в ближайшее время последствия часто отсутствуют. 

Вот некоторые формулировки, которые вы можете использовать для определения периода обсуждения с вашим руководителем:

В ходе наших предварительных обсуждений мы установили цель — выполнить работу в срок Х. Это значит, что нам необходимо собрать все отзывы к сроку Y. В противном случае мы не достигнем цели, и это приведёт к последствиям Z. Ваш руководитель, вероятно, держит в голове множество проектов и сроков. Часто всё, что нужно нерешительному на первый взгляд руководителю, чтобы уверенно завершить этап, — это простое напоминание о том, когда заканчивается фаза «редактирования» и каковы будут последствия промедления.

Вежливо выразите несогласие

Вы не хотите, чтобы вас считали человеком, который отказывается от изменений, но постоянное подчинение сиюминутным идеям вашего начальника тоже не принесет вам пользы. 

Если вы реагируете на постоянные изменения словами «без проблем!», вы становитесь добровольным участником этого очень утомительного процесса. Существует золотая середина между упрямством на уровне трехлетнего ребенка и работой до полуночи, чтобы в десятый раз переделать презентацию.

Рассмотрите возможность вежливо выразить несогласие, используя следующие формулировки:

Я понимаю вашу точку зрения. Я знаю, что мы оба хотим, чтобы (продукт, проект и т. д.) был успешным. Благодарю вас за то, что уделили время обсуждению. Хочу вернуться к нашей цели Х. Мы уже несколько раз меняли её. Считаете ли вы, что текущая версия не достигнет цели? Изменят ли ситуацию предложенные вами изменения? Какова цена промедления? Оправдают ли изменения затраченное на них время (Х часов), или это время лучше потратить на приоритизацию задачи Y?

Тон очень важен. Вы должны задавать эти вопросы с искренним любопытством. Возможно, действительно что-то изменилось.

Проанализируйте своё собственное нежелание что-либо менять.

Неуловимая определенность, которой так жаждет наш мозг, вряд ли достижима в современных условиях ведения бизнеса. Важно осознать, что базовый уровень постоянных изменений неизбежен, чтобы эффективно руководить собой. Более того, способность действовать в условиях перемен необходима для вашего личного благополучия. Некоторые руководители постоянно меняют своё мнение, потому что не продумывают свои указания, не ценят время своей команды. Но многие руководители меняют своё мнение, потому что, хотя это может вызывать раздражение и увеличивать объем вашей работы, обстоятельства того требуют. Вы не хотите работать на руководителя, который никогда не меняет своего мнения. Хорошие начальники готовы попробовать что-то новое, проложить новый курс или исправить ошибку. Изменение — неотъемлемая часть прогресса. Если каждое небольшое «редактирование» вызывает у вас реакцию «бей или беги», стоит разобраться в корне вашего нежелания.

Лучшие специалисты ведут за собой. У вас есть возможность ограничить поток бесконечных идей вашего руководителя и уменьшить количество нежелательных изменений. Руководители, которые постоянно меняют своё мнение, часто попадают в эту колею, потому что они креативны, полны энтузиазма и всегда хотят что-то улучшить. Это отличные качества для лидера. Проявив осознанность, вы сможете воспользоваться преимуществами этих качеств, не расплачиваясь бесконечными переработками.