Каждый может составить список дел, который поможет правильно расставить приоритеты в течение дня и будет мотивировать двигаться по плану. Однако большинству из тех, кто составляет списки, никак не удается выполнить все его пункты до конца рабочего дня.

1. Вы тратите время на энергетических вампиров

Вы точно с ними знакомы: эти люди буквально высасывают из вас энергию, направляя ее на себя, а не на благо команды. Их не волнует ваше время и приоритеты. По какой-то причине такой человек будет постоянно писать вам с просьбами о помощи, и в итоге вы потратите на него больше времени, чем на любое из дел вашего списка (причем вы от этого ничего не выиграете).

Решение проблемы

Если это не какая-то срочная просьба, связанная с делами компании, вы можете вежливо ее отклонить, просто сказав: «У меня на этой неделе жесткий дедлайн, и я, к сожалению, не могу помочь». Если же человек настаивает, намекните ему, что это не ваше дело: «Я сейчас работаю над [скажите над чем именно]. Если дело срочное, я могу подключить моего менеджера, пусть он разберется, что для меня будет важнее».

Getty Images / Leonardo Patrizi

2. Вы не вносите в список дел ничего конкретного

Проще говоря, в вашем списке дел не должно быть пунктов, которые не описывают какое-либо действие. Это касается и планов без конкретики («ответить насчет проекта»), и многозадачных дел («запустить новую линию продукта»). В противном случае, вы будете тратить время, пытаясь вспомнить, насчет какого именно проекта вам нужно было ответить. Либо вы перегрузите себя делами в попытках запустить проект за один вечер.

Решение

Список дел должен состоять из четких фраз. Всегда старайтесь добавить больше деталей. После обеда вам не так легко будет вспомнить то, о чем вы думали в девять утра. Поделите крупные задачи на несколько маленьких. Например, один из пунктов может выглядеть так: «Составить таймлайн запуска новой линии продукта». Опираясь на сделанный таймлайн, вы можете добавлять каждую неделю новые мелкие задачи в свой список дел.

3. Ваш список перегружен

Если у вас в списке не только те дела, которые вы действительно сможете сделать, но и какие-то идеальные планы — вы заранее настраиваете себя на провал. Так вы не сможете почувствовать удовлетворение от завершения дня. Кроме того, список дел, в котором слишком много пунктов, выглядит обескураживающим. Вы поймете, с чего лучше начать и, вероятнее всего, впадете в прокрастинацию.

Читайте по теме: Почему to-do list неэффективен

Решение

Белль Бет Купер, один из авторов сайта Buffer рассказала изданию Inc., как можно переделать свой список дел:  

Самый парадоксальный, но эффективный метод увеличения продуктивности — это ограничить количество задач в списке. Выберите от одного до трех самых важных дел. Это должны быть большие и сложные задачи, которые вам обязательно нужно сделать в течение дня. Те самые, из-за которых вам придется задержаться после работы или остаться без обеда, если вы их не выполните.

Как же определить, какое дело самое важное? Обычно это серьезные задачи, выполнение которых поможет всему проекту, команде или компании стать на шаг ближе к другим целям.

4. В вашем списке дел не учитываются перерывы

Конечно, в идеальном мире вы можете прийти в офис в девять утра и работать до шести, не отрываясь. Но в реальности вас будут отвлекать, вы проголодаетесь, да и, в конце концов, вы не сможете неподвижно сидеть столько часов на одном месте.

Решение

Как бы сильно вы ни были заняты, нужно все равно делать перерывы в течение дня. Поработайте 50-90 минут и отдохните — так вы сможете восстановить потраченные силы. С помощью приложения DeskTime, отслеживающего рабочее время и эффективность, Джулия Джиффорд с портала Muse обнаружила, что самые продуктивные люди работают 52 минуты, а потом делают 17-минутный перерыв.

Во время перерыва можно прогуляться, съесть или выпить что-нибудь, или же просмотретьмотивирующие статьи.

5. Вы забываете, что вас может что-то отвлечь

Вы потратили много сил, чтобы определить и записать все приоритетные задачи. А потом вас что-то отвлекло. E-mail, коллега, срочные новости — а список дел все не кончается. Как бы вы ни старались и ни раскрашивали ваш список, в разные цвета, стоит первому срочному сообщению засветиться во «Входящих», как вы уже сошли с дистанции.

Решение

Не забывайте оставлять в расписании свободные места. Так вы сможете учесть непредвиденные обстоятельства и расширить временные рамки для выполнения задач. Самый плохой вариант развития событий? За день не произойдет ничего срочного, и вы освободитесь пораньше.

От некоторых отвлекающих моментов можно избавиться заранее: поставьте статус «Занят» во всех корпоративных чатах, включите на телефоне переадресацию на голосовую почту и настройте свой почтовый ящик так, чтобы отображались уведомления только о письмах от конкретных лиц (вот как это можно настроить в Gmail и Outlook).  

Неважно, с помощью чего вы составляете свой список — делаете его в приложении, на компьютере или по старинке ручкой в блокноте — главное не допускайте эти пять ошибок, которые убивают вашу эффективность. Тогда вы сможете все сделать вовремя.

Источник.

Перевод: Вероника Елкина.

http://rusbase.com/list/reasons-to-do-list-less-productive/