Ladrones del tiempo: cómo aprender a poner foco y organizarse mejor en el trabajo

¿Es usted productivo o considera que pierde a menudo el tiempo en el trabajo? Si atendiéramos a una definición académica, la productividad sería la relación entre la actividad productiva total y los recursos invertidos para lograr un resultado en un periodo concreto y con una cierta calidad. Pero lo cierto es que a lo largo de la historia ha habido numerosos estudios o teorías sobre lo que nos hace más o menos productivos, según recuerda Mariola Fernández, responsable clínica del Hub de Psicología de Affor Health . Una de de las teorías más populares es la conocida como Ley de Parkinson que afirma que «una tarea tiende a alargarse hasta ocupar todo el tiempo que se le asignó». Esto implica que si tenemos que hacer una entrega (de un informe, un trabajo, un escrito, un balance de cuentas...) dentro de dos semanas, seguramente no finalizaremos la tarea hasta poco antes de esa fecha o también implica que si agendamos una reunión de una hora de duración probablemente la acabaremos cuando concluya esa hora aunque hayamos resuelto la cuestión en menos de 10 minutos. Otra tesis popular es la que establece el Principio de Pareto , según el cual un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario sería que gastamos un 80% de nuestro tiempo en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Por eso, como recuerda la experta de Affor Health, ese 20% del tiempo es el que realmente importa ya que es el que corresponde a los resultados más relevantes, de modo que lo ideal sería que lo dedicásemos a un uso lo más constructivo posible. Pero para hacer esto, según aconseja la psicóloga, antes habría que analizar a qué se dedica el tiempo, cómo se puede administrar mejor y de qué manera se pueden evitar prácticas como la dispersión y la dilación . Mientras que la primera, la dispersión, es propia de aquellos que empiezan muchos asuntos y no terminan ninguno; la dilación es la que lleva a aplazar lo que a esas personas les resulta más desagradable o no desean hacer. Noticia Relacionada Entrevista a Marian Rojas estandar No «Una mente que no sabe reposar pierde rápido el control de las emociones» Raquel Alcolea Lo normal es que muchas personas no se den cuenta de su dificultad para gestionar bien el tiempo y concentrarse hasta 'después', es decir, hasta que se sienten desbordados, sienten que no llegan a todo o sienten que deberían hacerse concentrado más o deberían haber hecho mejor las tareas. ¿Y por qué pasa esto? La culpa es de los llamados ladrones de tiempo a los que se suele recurrir cuando se quiere evitar hacer algo que no gusta, no apetece o incluso no se sabe hacer. Pero también puede ser culpa de los llamados cómplices que se suelen priorizar porque son tareas que gustan o que producen una mayor satisfacción. Así, tal como explica la psicóloga de Affor, tanto lo que nos gusta (a lo que dedicamos más tiempo del necesario) como lo que no (al que no dedicamos el tiempo suficiente porque damos rodeos para no abordarlo) son enemigos de la eficiencia y, por tanto, de la productividad . Ambas tendencias, una por exceso y otra por defecto, se recogen en algunos de los ejemplos de esta lista de hábitos que dificultan la productividad en el trabajo: Lo que impide ser productivo o eficiente No planificar o tener una planificación inadecuada, poco realista. Tener objetivos inespecíficos, ambiguos o poco concretos. Demasiada sociabilidad. Buscar cosas extraviadas. Permitir más distracciones e interrupciones de las necesarias. Falta de autodisciplina. No priorizar tareas o cambiar prioridades con frecuencia. Excesivo consumo de tiempo en asuntos no prioritarios. Cálculos de tiempo poco realistas. Indecisión prolongada. Atender correspondencia (e-mail, mensajes...) sin valor. Olvidos (por demasiadas cosas confiadas a la memoria) Falta de asertividad y no estar dispuesto a decir «no'. Dejar tareas inacabadas. Aplazar las tareas desagradables Organización ineficiente del lugar de trabajo Falta de motivación Ser demasiado detallista o perfeccionista Esperar respuestas Demasiado tiempo al teléfono (llamadas, mensajes, redes sociales...) Confundir estar activo con ser eficaz Tener una actitud reactiva en lugar de proactiva Noticia Relacionada estandar No Cómo mejorar tu autoestima aprendiendo a decir «no»: diez claves prácticas Raquel Alcolea Cómo aprovechar mejor el tiempo en el trabajo Para aquellas personas que tiendan a la dispersión o a la procrastinación o, simplemente, para todo aquel que quiera aprender a organizarse mejor y perder menos tiempo en el trabajo la experta de Affor Health propone esta guía con recomendaciones prácticas: 1. Analiza tu situación actual de forma realista : Identifica, de forma sincera, a qué dedicas cada minuto de tu jornada laboral y plantéate seriamente la posibilidad de cambiar algunos de tus hábitos. 2. Plantea tus objetivo s y la relevancia que su consecución tiene para ti: Esto hará posible el poder distinguir entre lo que queremos y lo que nos conviene en cada momento. 3. Elabora y desarrolla un plan de acción para ejecutar determinadas actividades según prioridades. Esto no significa dedicar menos horas a cada actividad, sino invertir en cada una lo necesario para realizarla bien. Una de las formas más útiles consiste en clasificar las tareas: Clasificación de tareas A: Vital (alto valor, es fundamental realizarla). B: Importante. (valor intermedio, debe hacerse). C: Opcional. (valor bajo, puede no hacerse) Por tanto, según esta clasificación, deberemos realizarlas antes y con mayor atención las tareas A (aunque las C nos puedan resultar más fáciles o placenteras). «Llevar una agenda o cuaderno de tareas nos puede facilitar la gestión y revísalo al menos una vez al día», propone la psicóloga. 4. Esfuérzate para lograr cada objetivo : Cada persona es distinta, por tanto nuestra zona de eficacia dependerá del tiempo, ritmo y forma particular de funcionar de cada uno de nosotros. Cuanto mejor nos conozcamos, más podremos ajustar ese nivel de esfuerzo. El ejercicio ayuda a mejorar el rendimiento cognitivo y libera del estrés. ¿Qué debo mejorar al salir del trabajo? Además de la forma de organizarnos en el horario laboral también es posible tener en cuenta el resto de la jornada, pues mucho de lo que hagamos fuera del trabajo también puede contribuir a mermar o a incrementar nuestra eficacia y productividad. Estos son algunos de los factores que destaca la experta: • Tómate en serio tu horario de sueño . Si tienes alguna dificultad para dormir puedes hacer uso de técnicas de relajación que te preparen para descansar mejor. También es importante que ambientes adecuadamente tu habitación, con luz tenue o sin luz, pero que sea un lugar que te resulte cómodo para poder dormir bien. • Lleva una dieta saludable . Tener una dieta rica en alimentos que nos aporten los nutrientes y vitaminas necesarias para tener un buen rendimiento mental y laboral, nos dará un plus en la búsqueda hacia la productividad en el día a día. Además de eso, es importante llevar horarios y rutinas de alimentación para obtener la energía que necesitas. • Haz ejercicio . Tener una disciplina deportiva sin duda beneficiará tu salud y te convertirá en una persona con más fuerza, resistencia y rendimiento. Además de que te liberará del estrés acumulado y generará neurotransmisores en tu cuerpo que te harán sentir mejor durante el día. • Disfruta de pequeñas y grandes cosas que te hagan sentir feliz. Cuando no estés trabajando, disfruta de las actividades de ocio , las que te procuren alegrías o felicidad, por ejemplo, preparar un plato que te guste, ver series o películas de tu agrado, salir a pasear al parque, estar en contacto con la naturaleza o pasar tiempo con tu familia o amistades. Por último la experta de Affor Health explica que en el caso de que exista una propensión a la falta de productividad, dispersión o dificultad para gestionar bien el tiempo lo ideal es seguir, aunque resulte difícil al principio, una estructura más o menos rígida, con controles (listas y asignación de tareas), objetivos férreos y autoanálisis, pues, tal como asegura, eso podrá ayudar a convertir determinadas prácticas en hábitos una vez que los hayamos interiorizado y eso será lo que, en definitiva, permitirá optimizar la manera de trabajar y lo que es aún más interesante: tener más tiempo para dedicarlo a lo que más nos guste.