Diputados aprueban proyecto para que sociedades mercantiles registren gratis correo para notificaciones
Los diputados aprobaron este jueves, en primer debate, el proyecto de ley que modifica las normas para que las sociedades mercantiles puedan registrar, de forma gratuita y rápida, un correo electrónico como medio oficial para notificaciones.
La iniciativa se aprobó nuevamente en su primera votación, luego de que los congresistas le aprobaron una retrotracción, es decir, lo devolvieron a la etapa previa, para hacerle una modificación al texto.
Esa modificación se hizo este mismo jueves, a través de una moción de texto sustitutivo, para aclarar la redacción del proyecto de ley. El segundo debate está previsto para el próximo lunes 1.º de junio.
El proyecto establece como la fecha límite para registrar ese correo de la sociedad mercantil el 1.º de diciembre de 2026, en el caso de las sociedades ya constituidas antes de la entrada en vigencia de la ley que obliga el registro del correo.
El objetivo es permitir que las personas jurídicas puedan registrar esa medio para recibir notificaciones, de forma gratuita, ante el Registro de Personas Jurídicas.
Además, se crean dos artículos nuevos, para obligar al Registro Nacional a implementar, en un plazo de seis meses desde que entre en vigencia la ley, un mecanismo electrónico, automatizado y de autogestión que permita registrar la cuenta de correo válida para notificaciones.
El nuevo texto también da un año de plazo, cuando terminen esos seis meses, para que las sociedades puedan inscribir el correo electrónico para notificaciones, exentos de pagar timbres y derechos registrales, impuestos o cargas.
La iniciativa fue impulsada por el exdiputado Carlos Felipe García, del Partido Unidad Social Cristiana (PUSC), y añade un párrafo final al artículo 19 del Código de Comercio, donde establece que el registro del correo electrónico no requiere de escritura pública ni protocolización de acta, sino solamente de una declaración jurada del representante legal de la sociedad mercantil.
Esos honorarios notariales venían costando, debido a esta obligación legal que ahora será eliminada, entre ¢60.000 y ¢90.000; al sumar los gastos conexos, la cifra real que deben asumir los usuarios ronda los ¢112.000.
Originalmente, el plazo para la inscripción del correo para notificaciones venía el 4 de junio; sin embargo, ya el Registro Nacional había tomado la decisión de ampliar el plazo al 4 de setiembre.
Aunque el periodo para dicho registro se había abierto el 4 de junio de 2025, a la fecha solo 80.130 sociedades habían cumplido con esta obligación, mientras que casi 300.000 están pendientes de hacerlo.
El requisito solo aplica para sociedades mercantiles bajo regulación del Código de Comercio, que son:
- Sociedades anónimas
- Sociedades de responsabilidad limitada
- Sociedades en comandita
- Sociedades de nombre colectivo