Эксперт Васюра: большое число срочных задач приводит к сбою системы приоритетов

Постоянная пометка «АСАП» в рабочих задачах утрачивает значение действительно неотложных поручений и во многих компаниях становится частью повседневной работы. Об этом газете «Известия» рассказала директор по развитию продуктового направления платформы «Сфера» IT-холдинга Т1 Мария Васюра.

«Сегодня до половины рабочего времени сотрудники тратят на рутинные действия, включая поиск информации и отслеживание статуса задач. Когда при этом все дела одинаково срочные, они вынуждены самостоятельно определять, за что взяться в первую очередь, и постоянно переключаться между поручениями. В результате часть времени уходит не на выполнение задач, а на организацию собственной работы», — объяснила специалист.

По ее словам, постоянная срочность нередко связана не с ростом количества работы, а с отсутствием в компании общих принципов постановки задач и определения их приоритетности. Если каждое новое поручение объявляется первоочередным, система приоритетов фактически перестает работать.

Эксперт подчеркнула, что частое использование обозначения «срочно» также приводит к тому, что сотрудники хуже различают действительно важные и второстепенные задачи. Дополнительную нагрузку создают нечеткие формулировки, неопределенные сроки и постоянные изменения первоначальных приоритетов.

Ситуация усложняется, если задания поступают сразу по нескольким каналам — электронной почте, мессенджерам и в ходе устных договоренностей. Тогда у команды не остается единого представления о том, какие задачи нужно выполнять в первую очередь. В итоге работники переходят к постоянному реагированию на новые запросы вместо последовательной работы по намеченному плану.

Васюра добавила, что на продуктивности негативно отражается и одновременное выполнение нескольких поручений. После каждого переключения сотруднику приходится заново восстанавливать контекст задачи. Это может увеличивать сроки работы, повышать вероятность ошибок и приводить к большей утомляемости.

Для выхода из режима бесконечной срочности специалист призвала использовать прозрачную систему управления задачами. Каждое поручение должно иметь четко сформулированную цель, установленный срок исполнения, назначенного ответственного и определенный уровень приоритета.

Ранее россиянам рассказали, как вернуться в рабочий ритм после отпуска.