Регистрация кассы в налоговой: пошаговая инструкция

Любой бизнес отчитывается перед налоговой службой. Эксперты LIFE PAY рассказывают, как это сделать правильно.
 

Законодательство устроено таким образом, что каждое действие должно быть подкреплено соответствующим документом. Для этого предпринимателю необходимо иметь ККТ. Она позволяет пробивать наименование товара, выпускать чеки и отправлять данные в ФНС. Но одно дело – иметь технику, а другое – ставить на учёт. Где регистрируется контрольно-кассовая машина, как ее поставить на учет и что для этого нужно, подробно расскажем в этой статье.

Зачем нужно регистрировать ККТ

Регистрация необходима всем организациям и индивидуальным предпринимателям, у которых есть контрольно-кассовая машина. Это значит, любой, кто осуществляет расчёты должен не только приобрести соответствующую технику, но и поставить на учет ККТ в ИФНС, где регистрируются все контрольно-кассовые машины. Данные условия прописаны в ФЗ-54. Если ИП или ООО будет пользоваться контрольно-кассовой техникой без выдачи чеков и без передачи данных в налоговый орган, ему грозит наказание.

В качестве него выступает штраф:

• для ИП – в размере от 1500 до 3000 рублей;
• для организации – в размере от 5000 до 10000 рублей.

В некоторых случаях сотрудник ФНС может выписать предупреждение, что указано в статье №14.5 КоАП РФ.Передача информации от кассового аппарата до ИФНС невозможна без оператора фискальных данных, поэтому необходимо заранее заключить договор с одним из ОФД. Полный список операторов можно посмотреть на официальном сайте налоговой службы.

Регистрация ККТ пошаговая инструкция

Зарегистрировать контрольно-кассовую технику можно несколькими способами:

• присутствие в территориальном налоговом органе,
• регистрация онлайн, через личный кабинет налогоплательщика,
• через оператора фискальных данных.

В первом случае вам придётся как минимум два раза прийти в учреждение. Следовательно, потеряете лишнее время, ожидая своей очереди. Второй вариант универсален и удобен. Предлагаем рассмотреть его детально.

Чтобы перейти к ней, нужно иметь квалифицированную электронную подпись. Не путайте с обычной ЭП. От неё КЭП отличается тем, что выдаётся в специальном органе – в доверенных центрах ФНС.

Также потребуется договор с ОФД, о котором мы говорили выше.

Важно заранее проверить технику. Будет обидно, если вы пройдёте регистрацию, а ККТ не соответствует нормам закона. Итак, пройдитесь по следующим критериям и убедитесь, что они все выполнены:

• контрольно-кассовая техника в рабочем состоянии и не имеет поломок;
• на месте все марки-пломбы;
• в комплекте есть технический паспорт и документы по правильной эксплуатации;
• есть знак «Сервисное обслуживание»;
• предусмотрена техническая поддержка от официального производителя и поставщика;
• на корпусе есть идентификационный знак по образцу ФНС.

Если данные для регистрации собраны, можно приступить непосредственно к регистрации ККТ.

Ещё одним важным пунктом является место регистрации ККТ и наличие адреса вашей кассовой техники в справочнике ФИАС. Это поможет вам в дальнейшем заполнении. Достаточно иметь в справочнике название вашей улицы, где находится техника, чтобы зарегистрировать её. Если данных сведений на сайте нет, то необходимо обратиться в местную администрацию, чтобы она внесла улицу в справочник ФИАС. Лучше сделать это перед регистрацией кассы в ККТ, чем откладывать её или вовсе испортить технику. Да, и такое возможно при неправильном заполнении.

Постановка ККТ на учёт в ФНС

Шаг 1. Создаём личный кабинет ИП на сайте налоговой

Если это ваш первый бизнес, то вероятно у вас ещё нет ЛК на сайте налоговой инспекции. Вам необходимо зарегистрироваться. Как это сделать? Поставить на учет ККТ можно тремя доступными вариантами:

• С помощью регистрационной карты. Её можно получить в местном ФНС. При себе нужно иметь паспорт.
• С помощью КЭП. Напоминаем, что она выдаётся в удостоверяющем центре.
• Через сайт “Госуслуги”. Если нет учётной записи на государственном сайте, заранее позаботьтесь о её наличии.

Шаг 2. Подаём заявление

Для подачи заявление зайдите в свой аккаунт и выберите «Учёт ККТ». Перед вами высветится окошко, в котором нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ». Нажав на него, вы увидите два пункта «Заполнить параметры вручную» и «Загрузить из файла». Вам необходимо нажать на первый вариант. На экране высветится страница с заявлением. В бланке довольно много строк, но не стоит пугаться. Мы всё вам подробно расскажем и покажем. Вам остаётся только быть внимательными. И так, что вы увидите:

• В поле «Адрес установки (применения) ККТ» введите адрес, по которому фактически находится техника. Помните, мы говорили о справочнике ФИАС? Именно в этом списке будет храниться информация об улице.
• В строке «Наименование места установки ККТ» напишите тип и название точки продажи. Это может быть как обычный магазин, так и машина-такси. Если вам подходит второй вариант, то укажите модель, марку и регистрационный номер автомобиля.
• Пункт «Модель ККТ» указывается, исходя из выпавшего списка. Для этого нажмите на «Выбрать модель». В поле «Модель ККТ» укажите название и перед вами появится таблица с конкретными моделями, которые находятся в госреестре. Если в этом перечне нет вашей техники, значит, она не разрешена к использованию. Такое может случиться, если вы, например, купили аппарат пару лет назад, а зарегистрировать его решили только сейчас. Что делать в таком случае? Покупать новую кассу.

Внизу укажите заводской номер ККТ. Он будет написан в документах об эксплуатации, техпаспорте или выбит на самом корпусе. Чтобы не ошибиться при заполнении бланка, рекомендуем проверять сведения в базе данных налоговой инспекции. Далее перед вами появится окошко с выбором модели ФН. Фискальный накопитель – это чип, который есть во всех контрольно-кассовых машинах. Он отвечает за запись, хранение кассовых чеков и их передачу ИФНС. Итак, в строке введите модель ФН и чуть ниже – заводской номер. Эта информация есть на коробке или на самом накопителе.

Следующее действие:

• Указать особые параметры применения ККТ, если они есть. Так, например, если ваше географическое местоположение говорит, что там нет связи, то стоит поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».
• В поле «Оператор фискальных данных» выбираем своего ОФД. Строку с ИНН заполнять не придётся. Система автоматически загрузит эту информацию.

Остаётся нажать на кнопку «Подписать и отправить». Ваше заявление отправляется в ФНС. В течение нескольких минут инспекция проверяет документ. Если всё прошло удачно, в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» появится таблица с зарегистрированной заявкой. В этом же окошке отобразится присвоенный регистрационный номер.

Шаг 3. Проходим процедуру фискализации

Фискализация – это активация кассового аппарата, простыми словами. Таким образом включается в работу фискальный накопитель. Происходит с помощью специальной программы, которая входит в пакет ПО онлайн-кассы. В зависимости от того, какая у вас модель и кто производитель, будут разные интерфейсы, но суть остаётся одинаковой для всех. Мы рассмотрим процедуру фискализации на примере ККТ от компании LIFE PAY.

• Для начала подключите контрольно-кассовую машину к компьютеру, а затем запустите программу. Утилита автоматически ищет подключенное устройство. Нажмите на кнопку «Далее» и укажите время, чтобы вовремя пройти процедуру. Дело в том, что на активацию даётся одни сутки после подачи заявления на регистрацию ККТ в налоговом органе. Затем кликните на «Зарегистрировать».
• Перед вами откроется окошко «Укажите параметры организации и ККТ». Собственно, название говорит само за себя. Но пройдёмся по всем важным пунктам.
• В строке «Наименование юр.лица или индивидуального предпринимателя» необходимо ввести полное название фирмы. Это значит, что даже ООО или ИП нужно писать в расшифрованном виде.
• «Адрес (место) расчётов» – здесь нужно указать адрес и индекс места, где устанавливается ККТ.
• При выборе версии ФФД укажите 1.05. Именно эта версия была установлена на законодательном уровне с 2019 года.
• В разделе со флажками выберите те пункты, которые подходят вашей организации. Чаще всего не требуется ставить галочки. Далее заполните оставшиеся поля: место расчёта, адрес электронной почты отправителя чека, адрес сайта ФНС, информация о кассире, ИНН кассира. Не забудьте указать признаки агента.

ВАЖНО! Если вы ошибетесь в написании цифр в ИНН, фискальный накопитель будет недействительным, и вам придётся покупать новый. Будьте внимательней и аккуратней. Не стоит торопиться. Лучше несколько раз перепроверить данные.

Теперь смело нажимайте «Далее». В новом окошке заполните информацию об ОФД, с которым у вас заключён договор и выберите вашу систему налогообложения.

Кассовый аппарат распечатает отчёт о регистрации, а на экране появится вкладка, что процесс прошёл успешно. Отчёт выглядит как обычный чек.

Шаг 4. Регистрируем кассу на сайте ОФД

Мы прошли большой путь. Осталось совсем немного. Зайдите в свою учётную запись на веб сайте оператора фискальных данных, с которым вы сотрудничаете. Зайдите в раздел подключения контрольно-кассовой техники. В нём внесите данные, которые были напечатаны в отчёте. Теперь данные могут отправляться в ФНС.

Шаг 5. Завершение регистрации ККТ

Зайдите в свой личный кабинет на сайте налоговой. Нажмите на вкладку «Учёт контрольно-кассовой техники». Из предложенного списка выберите нужную кассу и кликните на регистрационный номер. Появится опция «Завершить регистрацию». В появившемся окошке введите реквизиты из отчёта о регистрации. Затем нажмите «Подписать и отправить». После этого вы получите карточку — отчет о регистрации ККТ, в которой стоит подпись налогового органа. Её можно сохранить в электронном или бумажном виде.

Скажем честно, регистрация ККТ в налоговом органе – не из лёгких. Здесь нужно быть максимально внимательным и аккуратным. Одно неверное движение может привести к незапланированным расходам. Избежать лишних трат можно, обратившись к нам.