Опытные участники фестиваля "Лето в Москве" составили инструкцию для новичков
Думайте о будущем
Участие в фестивале не должно пройти бесследно. "Обязательно используйте ваше мероприятие, чтобы сделать контент, который вы будете еще долго потом выкладывать в социальных сетях. Организуйте фотосессию, попросите друзей вам помочь, сделайте как можно больше снимков на фоне красивых локаций", - советует психолог и основатель компании "Институт эмоциональных технологий" Юлия Баранова.
Обращайтесь за помощью к организаторам
Для удобства организаторов мероприятий на площадках дежурят администраторы. Они помогут сориентироваться на месте, настроить оборудование, подключить необходимую технику.
Кроме того, на фестивале работает горячая линия. Операторы ответят на все вопросы по организации и посещению мероприятий.
Задать вопрос сотруднику горячей линии можно ежедневно с 06:00 до 22:00 по телефону: +7 499 530-08-14.
Заготовьте разные сценарии
На любом мероприятии что-то может пойти не так. Может затянуться ожидание других участников, возникнуть заминка с оборудованием и много других неловких моментов. Чтобы такие ситуации не застали врасплох, к ним нужно подготовиться.
"Заранее бывает сложно оценить количество участников, неизвестно, сколько человек в итоге примет участие в игре, но у меня для этого всегда заготовлены разные сценарии", – поделилась автор настольной игры "Первопроходцы: Золотой путь" и организатор семейных игротек Елена Лузгина.
"Продумайте, чем заполнить паузы, которые могут возникнуть на мероприятии. Найдите какое-то упражнение, практику или игру для коммуникации с залом. Пригласите на лекции и мастер-классы свою наработанную аудиторию. Это позволит вам снова встретиться со старыми друзьями, а новичкам – быстрее влиться в процесс", - советует психолог Юлия Баранова.
Рекламируйте свое мероприятие
Многие участники фестиваля признают, что на первых порах недостаточно внимания уделили привлечению посетителей. Это самая распространенная ошибка у новичков.
"При выборе площадок, мы не всегда могли оценить, насколько место будет "проходным" и какое количество человек посетит наше мероприятие. К примеру, на площадку воркаут в Ростокино не подошел ни один человек. Малая сцена в Раменках тоже оказалась непопулярной, поэтому мы просто так простояли два часа. Бывало, что в мероприятиях участвовали не более трех-пяти человек. Есть проблема с привлечением людей на те площадки, мимо которых просто не ходят люди", – рассказала руководитель онлайн школы "ДоШкола 3 медведя" Светлана Любимова.
За лето она организовала мастер-классы по рисованию на большом ватмане более чем в 10 локациях, включая парк Яуза, Ростокино, Митино, Солнцево, Раменки, Черемушки, Новопередекино и Медведково.
По ее словам, дополнительное продвижение и презентация мероприятия очень полезны.
"Несколько последних мастер-классов мы проводили с поддержкой ГБУ "Малый бизнес Москвы", они отправили людей, чтобы раздавать листовки и привлекать на мероприятие жителей района. Благодаря промоутерам на площадку пришло больше людей. Возможно, хорошо было бы заранее оповещать о мероприятии, чтобы люди не просто шли мимо, а целенаправленно хотели его посетить - таких были единицы", - поделилась опытом Светлана Любимова.
Как забронировать площадку
После выбора площадки в правом углу экрана появится интерактивный календарь. В нем отразятся даты и временные слоты, когда она свободна. Отметив день в календаре, нужно нажать на кнопку "Перейти к бронированию" и заполнить в открывшемся окне контактные данные. Сайт также попросит описать запланированное мероприятие и придумать ему название. Эта информация нужна для анонса. Его организаторы бесплатно разместят на сайте фестиваля, чтобы о событии узнали, как можно больше жителей города.
"Есть очень важный нюанс, на который нужно обратить внимание на этом этапе. Советую отметить опцию, чтобы люди регистрировались на ваше мероприятие. Таким образом, вы заранее узнаете, сколько человек к вам придет", - советует психолог Юлия Баранова.
Заявку на бронирование рассмотрят в течение двух дней и направят подтверждение на электронную почту. В письме будут данные о брони и площадке, их необходимо распечатать или сохранить на смартфон, чтобы показать непосредственно на месте. С собой организатору также нужно взять паспорт.
"Регистрация площадки проходит быстро, через несколько часов после отправки заявки мы получаем подтверждение и начинаем готовить реквизит. Очень приятно, когда накануне звонит координатор и подтверждает мероприятие", - рассказала основательница сети студий раннего плавания "Аквапупс" Ангелина Трухачева.
Что проверить на площадке
Есть несколько неочевидных моментов, которые нужно учесть на этапе выбора площадки. С одним из них столкнулись преподаватели образовательного центра "Инжинириум МГТУ им. Н. Э. Баумана", которые провели детский мастер-класс "Исследователь ДНК" в летнем кинотеатре парка Олимпийской деревни.
"Важно помнить про доставку оборудования до места проведения мастер-классов. Парки могут запустить машину только ночью, либо вообще не иметь возможности заезда на машине. Это нужно предусмотреть", - рассказал руководитель Центра Михаил Мойзес.
По его словам, необходимо учитывать "проходимость локации", где проводятся мастер-классы. Например, на мероприятия для детей, не все готовы приходить утром.
"С площадкой нам повезло, помогли с мебелью. Но необходимо учитывать, что не везде может быть необходимое вам оборудование, это надо уточнять у организаторов", -отметил руководитель образовательного центра.
"На первой площадке, которую я выбрала, оказалось очень шумно из-за того, рядом проходили какие-то еще мероприятия. А нам для работы с психологическим помощником все-таки нужна тишина, в следующий раз я забронировала закрытую площадку. И вот это уже действительно было классно", - поделилась психолог Ирина Катыкова.
Как выбрать площадку
К выбору места для вашего мероприятия нужно подойти очень серьезно. После регистрации на сайте фестиваля можно использовать фильтры, чтобы выбрать район и расположение, например, парк, набережная или спортивная зона. Также можно указать желаемую площадь и вместимость пространства.
На сайте есть подробная информация и описание каждой площадки: указано, чем оснащена зона и какие возможности она дает арендаторам. На некоторых есть, например, звуковое оборудование: колонки, микрофоны, микшерный пульт. В части мест установлена точка доступа к вайфай. Есть также площадки со столами и стульями для мастер-классов, со спортивными атрибутами для тренировок и другим оборудованием.
Однако опытные участники советуют все проверять на месте. "Когда я планировала мероприятие, заранее ездила на площадку, смотрела как там все устроено, как добраться.
Это позволило избежать лишнего стресса в день проведения", – рассказала Елена Лузгина, автор настольной игры "Первопроходцы: Золотой путь", организовавшая семейные игротеки в парке Горького, Сокольниках и на фестивальной площадке на Профсоюзной.
Особое внимание к деталям необходимо, если мероприятие адресовано детям.
"Нам важно, чтобы на площадке была точка подключения, кулер, стол и стулья, большой зонт или навес", - рассказала основательница сети студий раннего плавания "Аквапупс" Ангелина Трухачева, которая провела в этом сезоне серию творческих мастер-классов по изготовлению поделок для детей до восьми лет.
"Не упускайте возможность выбрать самые красивые локации. Например, одна из моих лекций была в "Буквоеде" - это очень уютное кафе в Сокольниках. Вы заранее можете согласовать, чтобы вам выделили проектор, и обустроить комфортную среду для ваших гостей", - советует психолог Юлия Баранова.
Определите, что вы хотите организовать
Участие в фестивале позволяет заявить о себе, найти партнеров и единомышленников.
"Это прекрасная возможность прорекламировать свой проект и увеличить узнаваемость. Особенно для предпринимателей, у которых нет собственного помещения. Можно не ограничивать себя и провести за лето несколько разных мероприятий", – говорит психолог и основатель компании "Институт эмоциональных технологий" Юлия Баранова, которая уже неоднократно выступала с лекциями на разных площадках Москвы.
Она советует заранее подготовить листовки или буклеты, которые можно раздать посетителям. Это позволит расширить вашу аудиторию и поможет гостям найти вас в будущем.
"Сейчас я очень жалею, что слишком поздно узнала о фестивале. Иначе мастер-классы можно было бы устраивать хоть каждую неделю. Это огромный заряд позитива, радость для участников и большое подспорье для таких небольших предпринимателей, как я", – рассказала психолог Ирина Катыкова. Придуманные ей мастер-классы по изготовлению небольших антистресс-подушек прошли на малой сцене парка Фили и Шале анимации на Матвеевской.
Организовать мероприятие на фестивале могут некоммерческие организации, юридические лица и индивидуальные предприниматели, состоящие в реестре субъектов малого и среднего предпринимательства, а также жители города старше 18 лет. Для этого нужно иметь полную учетную запись на mos.ru и зарегистрироваться в проекте.