Как организовать свое мероприятие на площадке проекта «Лето в Москве»
Реализовать свои творческие идеи на площадках проекта «Лето в Москве» и стать организатором мероприятий может любой житель города — физические лица, самозанятые, представители бизнеса. В столичном Департаменте информационных технологий составили инструкцию, которая поможет выбрать наиболее подходящее место, подскажет, с чего начать бронирование и как подготовиться к событию.
— В рамках проекта «Лето в Москве» реализован сервис, с помощью которого у москвичей есть возможность арендовать городское пространство и устроить свое мероприятие — будь то мастер-класс, спортивная тренировка или мини-концерт. Сейчас в электронном каталоге доступно свыше 100 пространств, любое из которых можно забронировать бесплатно. Благодаря простому и удобному механизму жители могут быстро найти подходящее место, а информация о событии автоматически попадет в афишу проекта, чтобы большее количество горожан узнали об инициативе и присоединились, — рассказали в пресс-службе Департамента информационных технологий города Москвы.
Перед тем как забронировать площадку, необходимо определиться с концепцией мероприятия. Это может быть зарядка или йога в парке, творческий воркшоп, музыкальное выступление, лекция, дискуссия, языковой клуб или любое другое активное событие — от формата будет зависеть выбор пространства.
Будущим организаторам доступны разные варианты: сцены, танцевальные и спортивные площадки, шале для мастер-классов, уличные территории. На их страницах указан список мероприятий, для которых они подойдут, есть подробное описание, а также информация о техническом оснащении и удобствах. В некоторых случаях необходимое оборудование понадобится взять с собой — например микрофоны, колонки, микшерный пульт (если они не входят в оснащение).
Здесь же доступен календарь, с помощью которого получится узнать свободные даты и временные слоты. После того как пользователь определится с временем, можно переходить к бронированию.
Для бронирования нужно авторизоваться через Mos ID — аккаунт на портале mos.ru. Используя календарь на странице площадки, следует отметить нужную дату и время проведения мероприятия. Пользователь может выбрать один или несколько доступных слотов подряд. После этого понадобится заполнить заявку.
В электронной форме нужно добавить свои ФИО, телефон и электронную почту. Важно проверить актуальность адреса — после оформления заявки пользователю придут письма с важной информацией по бронированию. Затем необходимо указать данные об организаторе, выбрав один из двух пунктов: «организую мероприятие как физическое лицо» или «являюсь представителем юрлица или ИП». При выборе второго варианта понадобится указать организационно-правовую форму, наименование компании и ИНН.
После этого необходимо заполнить данные о мероприятии: добавить его название, выбрать тип и возрастное ограничение. Если готовится мероприятие для детей, необходимо поставить соответствующую галочку. Затем будет предложено добавить небольшое описание события. Чтобы заявка прошла проверку, стоит следовать рекомендациям — их можно прочитать на странице электронной формы.
Далее необходимо отметить, нужна ли регистрация посетителей (например, если организатор планирует ограничить максимальное число гостей), является ли мероприятие платным или бесплатным. Перед отправкой пользователю будет предложено еще раз проверить все данные.
Ответ на заявку поступит на указанную в форме электронную почту в течение двух дней. Если она пройдет модерацию, в письме будут высланы инструкции по дальнейшим действиям.
Когда заявка будет одобрена, мероприятие автоматически появится в афише проекта «Лето в Москве». Это избавит от необходимости создавать отдельные анонсы и поможет привлечь больше гостей.
В случае, если у пользователя остались вопросы или нужно отменить заявку, необходимо обратиться по телефону горячей линии: +7 499 530-08-14, назвать свой номер телефона и дату мероприятия.
При бронировании временного интервала следует помнить, что нужно успеть не только провести само мероприятие, но и подготовить площадку до его начала, а после — освободить пространство. Это важно, чтобы следующие организаторы могли вовремя разметить свой реквизит и оборудование.
Если в заявке указано, что мероприятие будет платным, количество участников ограниченно или потребуется предварительная регистрация, то контролировать все эти аспекты будет администратор.
В случае, если организатор не сможет провести мероприятие, он вправе его отменить, но не позднее чем за два часа до начала и при наличии уважительных причин (например, болезнь, неблагоприятные погодные условия). Для этого нужно отправить письмо на электронную почту: leto@mos.ru. В теме понадобится указать «Экстренная отмена мероприятия», а в тексте — номер заявки и причины отмены, передает официальный сайт мэра Москвы.