Архивный отдел Елабуги находится на грани переполнения
Безответственность руководителей, не сдавших документы в архивный отдел, может оставить граждан без пенсии.
Почти 45 тысяч документов с 1903 года числится в архивном отделе райисполкома. Это документы органов местной государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного звена, отражающие экономическое, культурное и социальное развитие района.
Кроме того, с июля 1994 года принято более двенадцати тысяч единиц хранения от ликвидированных предприятий – это документы по личному составу. Как рассказала начальник отдела Эльза Мустафина, по мере увеличения количества документов возрастает и объем справочной работы. Одна из основных задач отдела – работа над запросами населения, выдача справок о размере зарплаты, об установлении трудового стажа (в последнее время о льготном стаже), о предоставлении отпусков, об уплате подоходного налога.
С сентября 2014 года прием заявлений и выдача готовых архивных справок стал осуществляться в МФЦ, что намного облегчило работу архива. Специалисты заняты непосредственно исполнением запросов, граждане в свою очередь могут в любой удобный день подать заявление и получить готовые справки.
Важное направление деятельности муниципальных архивов – внедрение электронной учетной базы документов, позволяющей как вести автоматизированный учет документов, так и осуществлять их поиск в режиме онлайн. Уже введено наименование 47 процентов фондов.
С 2010 по 2016 годы в Елабуге и Елабужском районе ликвидировано порядка 450 предприятий разных форм собственности, однако не многие предприятия передали документы в архивный отдел для хранения, в основном судьба документов неизвестна.
– К нам обращаются граждане, которые проведя всю свою трудовую деятельность на производстве с вредными условиями труда, не могут взять необходимые документы, подтверждающие льготный стаж, заработную плату. Все это из-за безответственного отношения к документам руководителей предприятий, которые не обеспечили их сохранность, сдав их в архивный отдел. Ежедневно мы видим слезы людей, которые, придя к нам за помощью, уходят ни с чем, так как после ликвидации предприятия документы на хранение не поступали, – говорит Эльза Мустафина.
Архивом обнаружено местонахождение документов 8-ми организаций, принято на муниципальное хранение документы 7-ми организаций. Работа по розыску документов продолжается. Список ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу на хранение в государственные и муниципальные архивы не поступали, размещен на сайте Государственного комитета по архивному делу под рубрикой «Внимание! Розыск документов по личному составу!».
Эльза Мустафина остановилась и на решении перспектив технического оснащения отдела. Помещение, в котором располагается архив, не соответствует требованиям хранения документов, перед архивным отделом в скором времени встанет проблема перегруженности архивохранилищ.
Уже сейчас назрела необходимость в замене деревянных стеллажей на металлические, в ремонте системы вентиляции, установке пластиковых окон, замене дверей и стояков водоснабжения, проводки и электрощитков.
Наличие серьезных недостатков технического состояния помещений и его элементов создает угрозы возникновения аварийных ситуаций и нарушения температурно-влажностного режима хранения архивных документов. Все эти факторы в любой момент могут стать причиной утраты фондов, отметила она.