Губительная «цифра»: чем автоматизация вредит бизнесу

Многие предприниматели проходят одни и те же этапы в процессе развития своего бизнеса. Сначала они вообще ничего не считают, потом начинают считать абсолютно все: финпоказатели, эффективность команды, профит от маркетинговой активности. В результате руководитель получает массу автоматической информации от CRM, Excel или самописных IT-систем — информации накапливается так много, что становится невозможно выделить самое главное и быстро принимать решения. Ситуация напоминает ту, когда в багажнике вашего авто лежит навороченная панель приборов, для которой нет невыполнимых задач, но, чтобы все это увидеть, надо прежде всего остановиться, выйти из машины, открыть багажник — и только тогда все это увидишь. С высокой долей вероятности, предприниматель даже не будет всем этим пользоваться, понадобится всего один-три главных прибора, отображающих нужную картину. Другими словами, иметь возможность собрать информацию и реально использовать ее — это совершенно разные вещи Слишком много цифр Есть любопытные данные опроса коммерческих директоров, которых спрашивали, что самое важное для компании. Многие назвали основным критерием оценки выручку. Тогда топ-менеджеров попросили посчитать, сколько времени они фокусируются на том, чтобы выручка росла. Оказалось, около 11% их рабочего времени — что крайне мало. Цифры статистики наглядно показывают, как сильно у любого руководителя смещается фокус с главной задачи. Он постоянно отвлекается на решение второстепенных вопросов, которые ему приносит персонал, он уже не смотрит в саму суть. Существуют две основные проблемы бизнеса. Первая: мы не всегда понимаем, на чем фокусироваться. Всем известно, что основные показатели выводятся автоматически. Они всегда есть в IT-системе, их как бы можно в любой момент посмотреть, и именно поэтому на них никто не смотрит! К примеру, если спросить официанта, какой у него средний чек, то, как правило, он затруднится ответить, потому что не знает. Вторая проблема: нас отвлекает множество сиюминутных дел, которые кажутся не менее важными. Наглядный пример из беседы с одним крупным предпринимателем, который через 1С может собрать подробную информацию о бизнесе, учитывать и анализировать по 10-15 характеристик. На вопрос, как часто он это делает, ответ был «Никода. Но я могу!». Ручка и листок Многие из нас оказывались в ситуации, когда в наших автоматических системах выводится огромное количество характеристик. Но мы не знаем, на что следует обратить внимание. Мы сами долго искали оптимальные методы решения проблемы, пробовали разные варианты и пришли к выводу: чем более линейная область поставленной задачи, тем более рационально решение отказаться от автоматизации. Что касается бизнес-плана, то поначалу мы просто писали ключевые цифры на большой доске или листе ватмана (выручка, средние показатели линейного персонала и т.д.). Минус такого формата —рассматривать свыше трех параметров сложнее, теряется наглядность, становится труднее определить, растет или же падает статистика. Мы пошли по пути возрастной регрессии и отмены сложных технологий — наши сотрудники каждый день рисуют графики своих результатов от руки на листе бумаги. Ведь это гораздо выгоднее, когда каждый лично отвечает за свои ключевые параметры и ежедневно фиксирует в письменном виде — ручкой, фломастером или карандашом, не имеет значения. Например, если это официант, то он рисует линию выполнения своего плана. Если повар, то скорость приготовления блюда. Если управляющий рестораном, то выполнение плана по выручке или количество возвращений постоянных гостей. Таким образом, у каждой позиции теперь есть свой график ведения в ручном режиме. Получается просто, понятно и показательно. Аналогичную практику по контролю в бумажном виде можно увидеть, например, у мебельной фабрики в Костроме или курсов английского языка в Москве: несмотря на то, что работают навороченные программы CRM и 1C, они тоже практикуют ежедневное ведение графиков вручную. В наших ресторанах мы обнаружили один интересный факт. Многие наши сотрудники стараются повысить эффективность, но совершенно не знают своих параметров, а значит, не могут их увеличить. Теперь, когда у каждого есть 1-3 ключевых графика в ежедневном режиме, ситуация кардинально изменилась: сотрудник наблюдает за динамикой работы, определяет свой уровень успешности, и это его стимулирует! Читайте также Опасный путь: как избежать ловушек, встроенных в систему KPI Деньги на ветер. Как автоматизировать бизнес и не навредить ему