Фискализация — LIFE PAY объясняет простым языком
LIFE PAY рассказывает, что такое фискализация и как правильно формировать чеки для всех типов приема платежей.
Фискализация — это процедура, когда ККМ (контрольно-кассовая машина) регистрируется в Налоговой службе и вводится в эксплуатацию объекта хозяйствования для того, чтобы ФНС, которая имеет доступ к режиму фискализации, могла получать данные обо всех платежах и на основании этого рассчитывать сумму налога. Все кассы должны быть поставлены на учёт, через них обязаны проходить все платежи, иначе юрлицам и ИП грозит штраф.
Детально фискализация выглядит так:
- введение в эксплуатацию ККМ с фискальными накопителями;
- создание кассовых чеков в виде отчётности о поступлениях и расходах объекта хозяйствования;
- передача в налоговые органы данных о выручке;
- повторная фискализация (при необходимости).
Что такое фискализация чеков
Онлайн-фискализация чеков – способ регистрации всех платёжных операций и распечатки чеков на контрольно-кассовой технике в удаленном режиме. В качестве кассового терминала используется любое мобильное устройство, а собственно фискализация платежей проходит на стационарной ККТ. На всех устройствах – и ККТ, и смартфонах/планшетах – должен быть стабильный интернет. При этом чек или печатается на месте, или отправляется покупателю на телефон, электронную почту, что не нарушает требований 54-ФЗ, а может дублироваться на фискализирующую кассу.
Не отправляете чеки клиентам? С 1 января 2023 отменен мораторий на проверку бизнеса. Надзорные ведомства долго ждали этого момента. Поэтому рекомендуем вам соблюдать кассовое законодательство во избежание ответственности.LIFE PAY позволяет полностью управлять продажами, фискализировать оплату и формировать чеки для клиентов
Для кого фискализация чеков обязательна
Фискализация чеков необходима, чтобы налоговая была осведомлена о доходах и торговых операциях предпринимателей. Намного легче осуществлять учет, если данные о платежах и, соответственно, прибыли, будут поступать онлайн – по каждому чеку. Именно поэтому бизнес обязали использовать онлайн-кассы, которые одновременно и чеки печатают, и данные в налоговую передают в режиме реального времени.
Онлайн-кассы и, соответственно, фискализация чеков и платежей обязанность большинства предпринимателей. За небольшим списком исключений: репетиторство, услуги фотографии, дизайна, пошива одежды и ряд других. ИП на патенте могут в этом случае выдавать товарный чек или квитанции, только по просьбе получателя услуг. Все остальные ИП и юрлица обязаны использовать онлайн-кассы и «подвергаются» фискализации.
Фискализация кассы
Если деньги от покупателя принимаются не там, где стоит касса, а «на выезде», формирование чеков и отправка данных в налоговую все равно обязательны, но происходит это в удаленном формате.
Для фискализации оплаты необходимо следующее:
- Для фискализации онлайн-кассы она должна быть зарегистрирована в ФНС. Также необходим договор с оператором фискальных данных (ОФД) – он будет собирать, обрабатывать, хранить и передавать информацию в налоговую службу.
- Чтобы касса работала корректно, обязательно наличие интернета. Если говорить об онлайн-фискализации, то стабильное соединение должно быть и на удаленных устройствах.
В качестве терминала может использоваться любое мобильное устройство. На него обязательно установить кассовое программное обеспечение.
При расчётах бумажные чеки должны выдаваться сразу после оплаты. Если, например, говорить о курьерской доставке или покупке в интернет-магазине, выдается электронный чек.Его нужно отправить:
- не позже, чем покупатель получит заказ на почте или у курьера;
- максимум на следующий день (рабочий) после оплаты.
Фискализирующая касса может принимать и сохранять фискальные чеки сразу с нескольких удалённых устройств. Например, если рассматривать ту же курьерскую службу, каждый курьер работает со своим устройством (планшетом или смартфоном с установленной кассовой программой). У всех курьеров при этом может быть один общий фискальный регистратор, куда «стекается» вся информация об оплатах.
Схема обмена данными
После оплаты и формирования чека на кассе происходит собственно фискализация оплаты – сбор данных о выручке предпринимателя и передача этой информации в налоговые органы. Сначала информацию получает ОФД, с которым заключён договор, а уже он передаёт её налоговой, которая имеет доступ к режиму фискализации.
Фискальные чеки – не единственные документы, которые служат для получения информации ФНС о субъектах хозяйствования. Кроме них формируются и отправляются отчёты о закрытии и открытии смены. Но в рамках фискализации налоговой службе интересны именно чеки – они отражают полученную предпринимателем прибыль, подлежащую налогообложению на дату фискализации.
Как работает фискализация онлайн-кассы?
Онлайн-касса нужна в том числе и для офлайн-торговли, а не только для приёма платежей в интернете или, например, курьерами, в такси, то есть без доступа к стационарному оборудованию. У такой кассы есть доступ в интернет, и все данные о сформированных чеках она отправляет ОФД, а он – в налоговую.
Фискализация ФН
Кассу можно купить или взять в аренду, также обязателен фискальный накопитель (ФН) – в его памяти хранится информация обо всех чеках, поэтому фискализация онлайн-кассы и фискализация ФН по сути одно и тоже.
ФН может работать по типу принтера, подключается к компьютеру и служит для создания электронной документации.
И хотя некоторые ККТ тоже подключаются к ПК, фискальный регистратор удобнее – он объединяет данные с разных складов и торговых точек на одном устройстве, кроме кассовых чеков формирует и другие отчётные документы, позволяет визуально контролировать и вносить товарные позиции без ограничений по количеству.
Онлайн фискализация подразумевает передачу данных на ККТ с удалённых устройств, например смартфонов или планшетов. Установленное на них программное обеспечение должно быть совместимо с фискальным регистратором, нужно стабильное интернет-соединение.
Фискализация ККМ: как настроить?
54-ФЗ разрешает использовать одну кассу для фискализации ККТ из разных точек в удалённом режиме. Например, курьеры развозят товар, используют для фиксации оплаты планшет или смартфон с кассовым программным обеспечением и отправляют данные на ту кассу, которая стоит в магазине или офисе. Кстати, так можно сэкономить на печатающих устройствах – разрешено отправлять покупателям электронные чеки на почту, смартфон или предоставлять QR-код со ссылкой на чек.
Настройка кассового приложения на мобильном устройстве:
- установите на планшеты или смартфоны сотрудников кассовую программу;
- в кассовом приложении найдите раздел с ККТ и выберите онлайн-фискализацию;
- включите функцию дублирования чека на удалённой кассе, если нужна их печать на фискализирующей кассе.
Облачная касса LIFE PAYЕдиный цифровой фискальный накопитель на все каналы приема оплаты — шанс сэкономить на кассовом оборудовании. Возможность формировать электронные чеки
Настройка системы учета товаров на кассе:
- настройте связь – подключите оборудование к ПК, включите его;
- в меню выберите кассу, на которой будет происходить фискализация чеков с удалённых устройств;
- в настройках выбранной кассы разрешите принимать данные о платежах онлайн.
Фискализация ККТ готова – сотрудники могут принимать оплату, отправлять покупателям электронные чеки и передавать информацию о платежах на фискализирующую кассу через интернет.
Фискализация ККТ: возможные ошибки
Фискализация кассового аппарата своими силами нередко сопровождается рядом ошибок:
- Ввод некорректного ИНН или регистрационного номера предприятия. После этого фискальный накопитель будет непригоден для дальнейшей эксплуатации и потребует замены, а стоимость его достаточно высокая;
- Использование неправильных параметров ОФД. Фискальный накопитель при этом не пострадает, но с оператором не будет связи. Соответственно, онлайн-касса собирает информацию о платежах, пробивает чеки и даже записывает данные на фискальный накопитель, но не передаёт их ОФД. Не отправлять сведения в налоговую службу разрешено не больше 1 месяца, более долгое их хранение влечёт за собой наложение штрафа согласно ФЗ № 54;
- Неправильное подключение к интернету. Когда касса не может связаться с сервером ОФД, пользователь получит уведомление;
- Некорректная дата фискализации.
Активировать фискальный накопитель нужно правильно с первого же раза, повторная фискализация невозможна, поскольку его нельзя «перепрошить». Если он будет испорчен, придётся покупать новый.