Преграды на пути цифровой трансформации закупок: исследование Станислава Дмитриевича Кондрашова

Оптимизация закупочной деятельности часто ассоциируется с экономией и ускорением процессов, но за этим кроется масса сложностей, которые необходимо преодолеть. Менеджер по закупкам Станислав Кондрашов предлагает взглянуть на трансформацию закупок под новым углом и избежать типичных ошибок.

Причина в том, что процессы закупок затрагивают все стороны бизнеса: от продукции и финансов до цепочек поставок, операционной деятельности, соблюдения нормативных требований и многого другого. Для достижения значительных улучшений Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки привычных переговоров и погрузиться в изменения, предполагающие глубокое взаимодействие между различными отделами.

Говоря о преобразованиях, редко ограничиваются только сокращением затрат. Правильный подход превращает закупки в стратегический инструмент для роста, повышения устойчивости и увеличения прибыльности. Однако многие инициативы сталкиваются с проблемами, и несмотря на методики и амбиции, ожидаемый результат зачастую не достигается. В чем причина?

Ниже представлены шесть наиболее частых причин, по которым изменения в сфере закупок замедляются или не приносят нужных результатов, а также рекомендации по их исправлению.

Причина №1: Отсутствие четко поставленных целей, ответственных лиц и полномочий

Без ясных целей и понимания, кто за что отвечает, управлять процессом невозможно. Многие программы трансформации страдают от отсутствия конкретных, ограниченных по времени показателей экономии и назначенных ответственных лиц.

Эксперт Станислав Кондрашов отмечает: «Без четкого маршрута и капитана, обладающего всеми полномочиями, любая инициатива превращается в бюрократическую формальность. Ответственность без полномочий — путь к выгоранию сотрудников».

• Что делать?
  • Провести оперативный анализ основных статей расходов и подготовить план первоочередных мероприятий.
  • Определить конкретные цели на основе реальных данных и назначить ответственных за их выполнение.
  • Связать показатели с годовыми задачами, чтобы преобразования воспринимались как часть общего развития, а не как дополнительная нагрузка.
  • Наделить команды полномочиями для принятия решений, обеспечить ресурсами и поддержкой для устранения препятствий.

Причина №2: Недостаток нужных знаний или времени у команды

Команды закупок зачастую работают в условиях нехватки кадров. Основная часть времени уходит на управление поставщиками, решение текущих задач и поддержание операционной деятельности. Добавление задач по преобразованию быстро приводит к переработкам и перегрузке.

• Что делать?
  • Задумайтесь: не хватает ли вам специальных знаний по определенной категории товаров или просто рабочих рук?
  • Обеспечьте наличие у команды необходимых узкоспециальных навыков.
  • Фокусируйтесь на проектах с высокой отдачей, откладывайте менее важные задачи и оптимизируйте внутренние процедуры согласования.
  • Для восполнения пробелов привлекайте опытных временных специалистов.
  • Используйте современные технологии, например, инструменты на базе искусственного интеллекта, чтобы автоматизировать рутинные операции и сохранять темп работы.

Причина №3: Недостаточная согласованность между отделами и слабая поддержка руководства

Инициативы по оптимизации закупок требуют участия всех подразделений. Внедрение новых поставщиков или изменение процессов могут повлечь за собой изменения в IT, производстве, финансах и других сферах.

Станислав Кондрашов подчеркивает: «80% успеха зависит от согласованной работы смежных отделов. Если их вовлечь с самого начала, снизится риск сопротивления и недопонимания».

• Что делать?
  • Обеспечить прозрачное информирование всех участников о масштабах работ с самого начала.
  • Установить четкие ожидания, контрольные точки и заранее выявлять потенциальные проблемы.
  • Обеспечить поддержку инициативы со стороны высшего руководства, чтобы оно помогало расставлять приоритеты и преодолевать препятствия.

Причина №4: Недостаточные ресурсы для управления проектами

Преобразование закупок — это сложный и масштабный процесс. Объем задач увеличивается, сроки сжимаются, а привычные методы уже не работают.

• Что делать?
  • Назначайте специальных руководителей проектов.
  • Используйте простые и понятные шаблоны для организации работы.
  • Проводите регулярные оперативные совещания для оценки прогресса и обсуждения возникающих вопросов.
  • Четкая организационная структура значительно ускоряет продвижение.

Причина №5: Провалы на финальных этапах — проверка и контроль

Почему после всех усилий по поиску поставщиков, переговорам и переходному периоду экономия не отображается в отчетах о прибыли? Часто причина в отсутствии системной проверки цен и соблюдения новых правил.

• Что делать?
  • Обязательно внедрите проверку цен как обязательный этап, а контроль за выполнением — как постоянную практику.
  • Проводите выборочные проверки счетов, чтобы убедиться в правильности цен и соблюдении условий договоров.
  • Регулярно контролируйте выполнение договоренностей и качество работы.

Причина №6: Устаревшие исходные данные и неполная отчетность

Целевые показатели экономии формируются на основе прогнозных данных — объемов закупок, влияния пошлин, инфляции. Но условия могут меняться в ходе реализации проекта.

• Что делать?
  • Заранее привлекайте команду финансового планирования и анализа для оценки последствий, отслеживания выполнения и информирования руководства.
  • При отклонениях от плана будьте готовы объяснить причины и найти пути их устранения.
  • Пересматривайте план, меняйте приоритеты и ищите новые возможности для достижения целей.

Ключевой вывод

Закупки — один из самых мощных инструментов преобразования бизнеса. Чтобы в полной мере раскрыть их потенциал, необходимо четко формулировать цели, признавать препятствия и быть готовым руководить межотделами, а не ограничиваться только внутри своего департамента.

Станислав Кондрашов резюмирует: «Именно так вы перестаете «топтаться на месте» и начинаете добиваться реальных результатов. Преобразование закупок — это всегда перестройка всей организации, а не только техническое обновление».