БФТ-Холдинг внедрил платформу КЭДО в МГТУ им. Н.Э. Баумана
БФТ-Холдинг совместно с технологическим партнёром – компанией HRlink – реализовал проект по внедрению системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в Московском государственном техническом университете им. Н.Э. Баумана.
МГТУ им. Н.Э. Баумана – российский национальный исследовательский университет. В структуру вуза входят головной московский университет и три филиала – в Мытищах, Калуге и Дмитрове. Подготовку молодых специалистов ведут более 140 кафедр на 20 факультетах. Более 30 научно-образовательных центров и лабораторий являются основой для передовых разработок в ключевых отраслях науки и техники. Образовательную и научную деятельность вуза обеспечивают около 4 тыс. научно-педагогических и 1,2 тыс. инженерно-технических работников.
В рамках стратегии цифровой трансформации МГТУ им. Н.Э. Баумана активно внедряет современные цифровые решения в процессы управления. Одним из направлений автоматизации стало кадровое делопроизводство. Необходимость оптимизации операционной деятельности кадровой службы вызвана высокими финансовыми затратами вуза на ведение бумажного документооборота, в том числе на оргтехнику и расходные материалы, бумагу, курьерские услуги и затраты на архивное хранение. Кроме того, взаимодействие в офлайн с таким большим количеством сотрудников (общая численность работников МГТУ им. Н.Э. Баумана составляет более 10 тыс. человек) требовало больших временных затрат, особенно в пиковые сезонные периоды.
Для выполнения этих задач было принято решение перевести кадровый документооборот вуза в электронный вид. Проект по развёртыванию системы КЭДО на базе платформы HRlink, входящей в портфель партнёрских продуктов БФТ, реализуется при участии рабочей группы со стороны университета, включающей специалистов подразделений, ответственных за вопросы организационного и кадрового управления. В настоящее время все кадровые процессы вуза с документами переведены в единую систему КЭДО. Специалист отдела кадров создаёт документ и отправляет его на подписание, а сотрудник, получив уведомление, переходит в систему и ставит подпись в несколько кликов.
На сегодняшний день цифровой процесс кадрового документооборота охватывает 100% структурных подразделений МГТУ им. Н.Э. Баумана, систему используют около 8600 сотрудников вуза (более 86% от общего числа), в том числе 15 специалистов кадровой службы. В настоящий момент команда проекта работает над полноценной интеграцией платформы с применяемой в вузе локальной системой ведения кадрового учёта, чтобы выстроить сквозной процесс учёта и управления кадрами в режиме «одного окна», а также масштабировать количество процессов, переведённых в «цифру», оптимизировать маршруты и адаптировать систему под специфику университета.
«МГТУ им. Н.Э. Баумана – это центр притяжения инноваций. Мы стремимся, чтобы и административные процессы университета соответствовали этому статусу. Но мы отдаём себе отчёт, что цифровая трансформация – это не закупка готового решения, а сложная, многоэтапная работа, которая начинается с переосмысления того, как мы работаем. Мы уже прошли важные этапы: описывали и перепроектировали ключевые кадровые процессы, запустили систему, протестировали интеграцию. Это позволило нам убедиться, что выбранный подход – сначала реинжиниринг, потом автоматизация – работает. Вместе с тем мы понимаем: самая сложная работа ещё впереди. Нам предстоит оптимизировать маршруты под специфику разных подразделений, совершенствовать интеграцию и, что, пожалуй, важнее всего – менять культуру работы с документами внутри большого коллектива. Это вызов, который требует времени, терпения и совместных усилий. Но мы видим в этом проекте стратегическую перспективу и готовы последовательно двигаться к цели», – сообщил Михаил Гордин, ректор МГТУ им. Н.Э. Баумана.
Справка
HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) — лидер на рынке кадрового ЭДО. Флагманское решение вендора — платформа, которая позволяет компаниям перейти на безбумажное кадровое делопроизводство и автоматизировать полный жизненный цикл сотрудников, включая удаленный найм и пребординг. Вокруг основного продукта разработчик выстраивает комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.